Polskie PKB spadło aż 2,4 proc. kwartał do kwartału. I jest to największy spadek w Europie nie licząc z wiadomych powodów Ukrainy. Jak podają ekonomiści jest to drugi największy spadek na całym świecie. Po Malezji, która jednak rok do roku była jedną z najlepszych gospodarek globu. Według danych portalu, w Krajowym Rejestrze Długów figuruje już ponad 2,8 miliona osób. Głównie są to roszczenia z tytułu nieuregulowanych faktur czy rachunków.

Jedną z kluczowych przyczyn obecnej sytuacji jest szalejąca inflacja. Ciągły wzrost cen towarów i usług przy jednoczesnym braku zdecydowanego wzrostu wynagrodzeń sprawia, że Polacy mogą pozwolić sobie na o wiele mniej nabywanych towarów i usług. Zaciąganie kredytów w okresie wysokiej inflacji może być ryzykowne, ponieważ inflacja zmniejsza wartość pieniądza co powoduje drastyczny wzrost cen. Spłata zobowiązania może stać się trudniejsza, ponieważ dług w rzeczywistości może okazać się o wiele wyższy, a rata kredytu może wykraczać poza szacowany procent budżetu domowego. 

Prowadzenie działań windykacyjnych wiąże się nieodłącznie z wykorzystaniem danych osobowych dłużników, co oznacza konieczność spełnienia wymagań wynikających z ochroną danych osobowych.

RODO a windykacja należności

Skuteczna windykacja należności to proces odzyskiwania długów od osób lub firm, które nie wywiązały się ze swoich zobowiązań finansowych. Zadaniem przepisów dot. ochrony danych osobowych nie jest uniemożliwienie prowadzenia skutecznej windykacji należności. Ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami mieści się w ramach prawnie uzasadnionych interesów wierzyciela. Co to oznacza w praktyce? Prowadzenie działań windykacyjnych nie wiąże się z potrzebą zbierania zgody na przetwarzanie danych.

Jednakże, w związku z wykonywaniem działań windykacyjnych, pojawia się szereg obowiązków dla podmiotu, który tę działalność prowadzi, jako administratora danych. Zakres tych obowiązków nie różni się co do natury od tych, jakie mają inni administratorzy, ale przybierają szczególną formę w kilku przypadkach.

W przypadku windykacji, RODO reguluje sposób, w jaki firmy windykacyjne mogą gromadzić, przetwarzać i przechowywać dane osobowe dłużników.

Zgodnie z RODO, firma windykacyjna musi zapewnić, że dane osobowe dłużników są przetwarzane w sposób legalny, uczciwy i przejrzysty. Firmy te muszą również zagwarantować, że dłużnicy są poinformowani o przetwarzaniu ich danych osobowych oraz o celach, dla których są one wykorzystywane.

Dodatkowo, zgodnie z RODO, dłużnicy mają prawo do dostępu do swoich danych osobowych oraz do ich poprawiania lub usuwania, jeśli są one nieprawidłowe lub nieaktualne. Firmy zajmujące się windykacją muszą również zapewnić, że dane osobowe są przechowywane w bezpieczny sposób, aby uniknąć nieuprawnionego dostępu, zmiany lub utraty tych danych

Windykacja długów – gdzie zaczyna się RODO?

Ochrona danych osobowych jest bardzo ważnym aspektem w procesie windykacji, ponieważ w czasie odzyskiwania długów wierzyciel może mieć dostęp do wrażliwych informacji o dłużniku, takich jak jego imię, nazwisko, adres zamieszkania, numer identyfikacyjny PESEL, informacje o stanie majątkowym, a nawet dane bankowe.

W związku z tym, że wierzyciel ma obowiązek przetwarzania danych osobowych zgodnie z przepisami prawa, w tym z ogólnym rozporządzeniem o RODO, powinien stosować środki ostrożności, aby chronić prywatność swoich dłużników.

W przypadku naruszenia przepisów RODO, wierzyciel może ponieść odpowiedzialność cywilną lub zostać ukarany karą finansową, dlatego też należy zachować ostrożność i dbałość o przetwarzanie danych osobowych dłużników w procesie windykacji.

Skuteczna windykacja należności – ważne zasady dotyczące ochrony danych osobowych podczas windykacji

  1. Minimalizacja danych – wierzyciel powinien przetwarzać tylko te dane osobowe, które są niezbędne do celów windykacji. Nie powinien gromadzić i przetwarzać dodatkowych informacji, które nie są istotne dla procesu odzyskiwania długu.
  2. Bezpieczeństwo danych – wierzyciel powinien stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, takie jak szyfrowanie danych, hasła, kontrole dostępu, aby chronić dane osobowe dłużnika przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub kradzieżą.
  3. Prawo do informacji – dłużnik ma prawo do wiedzenia, jakie dane na jego temat przetwarza wierzyciel, w jaki sposób są przetwarzane i do jakiego celu. Wierzyciel powinien udzielić mu odpowiednich informacji i odpowiedzieć na pytania dłużnika związane z przetwarzaniem jego danych.
  4. Prawo do usunięcia danych – dłużnik ma prawo do żądania usunięcia swoich danych, jeśli nie są już potrzebne do celów windykacyjnych. Wierzyciel powinien usunąć te dane, chyba że istnieją przepisy prawne, które zobowiązują go do ich przechowywania.

Obowiązkiem administratorów jest obsługa żądań osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 15-22 RODO. W przypadku działań windykacyjnych, szczególne znaczenie mają trzy z tych praw – prawo dostępu do danych, prawo do ich usunięcia oraz prawo do sprzeciwu. W przypadku żądania dostępu do danych, problematyczne może być w szczególności zweryfikowanie tożsamości oraz zakresu udostępnianych danych czy nośników, a w przypadku żądania usunięcia – ustalenie danych niezbędnych i nadmiarowych. Biuro Informacji Gospodarczej działa na podstawie ustawy o udostępnieniu informacji gospodarczych i wymianie dawanych gospodarczych. W myśl tych przepisów dłużnik ma prawo do sprzeciwu dotyczącego przetwarzania jego danych. W przypadku sprzeciwu, administrator musi przeprowadzić tzw. test równowagi, a więc ustalić, czy działania windykacyjne są „nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą”. Konieczne jest więc stworzenie odpowiednich procedur zbierania, analizy i obsługi żądań oraz odpowiednie przeszkolenie pracowników.

Jakie dane osobowe dłużnika może ujawnić wierzyciel sprzedając dług?

Wierzyciel, podczas sprzedaży portfeli wierzytelności do zewnętrznej firmy windykacyjnej lub kancelarii, może ujawnić tylko niektóre dane osobowe dłużnika. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych wierzyciel może podać tylko te informacje, które są adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane. Informacje przekazane do wiadomości publicznej w celu sprzedaży wierzytelności nie mogą zbytnio ingerować w prywatność dłużnika, ale ich zakres musi być na tyle wystarczający, aby na tej podstawie kupujący mógł podjąć racjonalną decyzję o przejęciu danej wierzytelności. W tym przypadku będą to: imię i nazwisko dłużnika, miejscowość z kodem pocztowym i ulica, ale bez wskazania numeru nieruchomości i numeru mieszkania.

Windykacja a naruszenia RODO

Kolejnym z obowiązków związanym z przetwarzaniem danych jest reagowanie na naruszenia, co w przypadku windykacji staje się szczególnie ważne. Szereg czynności podejmowanych w ramach dochodzenia roszczeń, takich jak kontakty z zewnętrznymi dostawcami czy prowadzenie masowej korespondencji, zwiększa ryzyko naruszenia ochrony danych. Dlatego tak istotne jest stworzenie zasad wewnętrznego postępowania, które umożliwią właściwe zarządzanie korespondencją oraz archiwizacją i retencją danych.

Współpraca z podmiotami zewnętrznymi wymaga zawarcia umów powierzenia lub klauzul zobowiązujących do zachowania poufności. W przypadku naruszeń, zgodnie z art. 28 RODO, należy działać szybko – maksymalnie w ciągu 72 godzin od ich stwierdzenia – co pozwoli na ograniczenie skutków naruszenia oraz poinformowanie organu nadzorczego oraz osoby, które dane omyłkowo ujawniono.

Naruszenie RODO podczas windykacji należności – konsekwencje dla organizacji

  1. Kary finansowe – organy nadzorujące ochronę danych osobowych mogą nałożyć na wierzyciela kary finansowe za naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych. Wysokość kary zależy od rodzaju naruszenia.
  2. Odpowiedzialność cywilna – osoby, których dane osobowe zostały naruszone, mogą dochodzić odszkodowania od wierzyciela. Odszkodowanie może obejmować m.in. koszty poniesione na ochronę danych, straty poniesione w wyniku naruszenia oraz zadośćuczynienie moralne.
  3. Sankcje karnoprawne – w niektórych przypadkach naruszenie ochrony danych osobowych może być karalne. Wierzyciel, który dopuścił się takiego naruszenia, może zostać skazany na grzywnę lub nawet do czasu pozbawienia wolności.
  4. konsekwencje reputacyjne – naruszenie ochrony danych osobowych może negatywnie wpłynąć na reputację firmy windykacyjnej. Szczególnie w dzisiejszych czasach, gdy społeczeństwo jest coraz bardziej świadome zagrożeń związanych z przetwarzaniem danych osobowych, nawet pojedynczy przypadek naruszenia może zaszkodzić wizerunkowi firmy.

Wszystkie te konsekwencje podkreślają wagę przestrzegania przepisów RODO podczas procesu skutecznej windykacji.

IODO – nieodzowny element podczas skutecznej windykacji sądowej

Dochodzenie roszczeń w masowej skali za pomocą środków komunikacji elektronicznej wymaga szczególnej uwagi i ostrożności. Dlatego wierzyciele powinni rozważyć powołanie Inspektora Ochrony Danych, który koordynował będzie kwestie związane z ochroną danych w organizacji. IODO może być zewnętrzna firma lub dedykowana osoba z organizacji. Tylko kompleksowe spojrzenie na ten obszar pozwoli na prowadzenie działań windykacyjnych zgodnie z prawem i najlepszymi praktykami rynkowymi, przy jednoczesnym zachowaniu efektywności działania organizacji.

Zadania IODO podczas działań windykacyjnych

Głównym zadaniem Inspektora Ochrony Danych w windykacji jest zapewnienie, że wierzyciel przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami prawa, w tym z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO). IODO powinien monitorować proces windykacji, aby upewnić się, że dane osobowe dłużników są przetwarzane w sposób bezpieczny i zgodny z przepisami prawa.

Zadania Inspektora Ochrony Danych przy windykacji:

  1. Doradztwo – IODO może doradzać wierzycielowi w zakresie przetwarzania danych osobowych w czasie windykacji, włącznie z ustalaniem polityki ochrony danych, kwestiami praw dłużników i procedurami bezpieczeństwa.
  2. Nadzór – inspektor ochrony danych powinien nadzorować proces windykacji, w tym sprawdzać, czy przetwarzanie danych osobowych odbywa się w sposób zgodny z przepisami prawa, czy stosowane są odpowiednie środki bezpieczeństwa i czy dane osobowe są przetwarzane w sposób minimalizujący.
  3. Szkolenia – inspektor ochrony danych może przeprowadzać szkolenia dla pracowników wierzyciela, aby zapewnić im odpowiednią wiedzę na temat ochrony danych osobowych i zasad przetwarzania w czasie windykacji.
  4. Kontakt z organami nadzoru – w przypadku jakichkolwiek problemów lub pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych w czasie windykacji, inspektor ochrony danych może kontaktować się z organami nadzoru, takimi jak Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Podsumowując, inspektor ochrony danych może odgrywać kluczową rolę w zapewnieniu bezpieczeństwa i zgodności z przepisami prawa w procesie windykacji. Jest to szczególnie ważne w kontekście ochrony prywatności dłużników i minimalizacji ryzyka naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych.

Zachęcamy również do sprawdzenia artykułu naszych ekspertów na temat ,,danych wrażliwych”.

Sprawdź jak możemy wesprzeć Twoją organizację!

adw. dr Jan Prasałek

Legal Director RK RODO, Legal Expert RK Legal Zobacz w czym mogę pomóc

Poznajmy się

Już ponad 300 firm zaufało naszym kompetencjom!
Napisz do nas: [email protected]
lub zadzwoń na: +48 22 380 33 44