Rok 2023 przyniósł wiele zmian w prawie pracy. Wprowadzono m.in. przepisy o pracy zdalnej, nowe zwolnienia od pracy czy uregulowania dotyczące kontroli trzeźwości. Co uległo zmianie i jak należy ocenić wprowadzenie zmian z perspektywy pracodawców? Zapraszamy do podsumowania 8 najważniejszych zmian w prawie pracy w mijającym roku.
Praca zdalna już na stałe…
…została wprowadzona do Kodeksu pracy. Przepisy o pracy zdalnej zastąpiły przepisy o telepracy. Przewidziano też okazjonalną pracę zdalną, którą można wykonywać do 24 dni w roku kalendarzowym. Pracownik, który pracuje hybrydowo (częściowo zdalnie, częściowo z biura) może łączyć obie formy i też wnioskować o wykonywanie okazjonalnej pracy zdalnej. Wprowadzenie pracy zdalnej nie jest obowiązkiem pracodawcy – pracodawca nie może jednak odmówić pracy zdalnej pracownicom w ciąży, rodzicom dzieci do 4. roku życia oraz osobom opiekującym się niepełnosprawnymi członkami rodziny. Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy rodzaj pracy lub sposób jej organizacji wyklucza wykonywanie pracy zdalnej. Przepisy o pracy zdalnej w praktyce utrudniają pracodawcy wykonywanie kontroli nad pracownikiem zdalnym.
Rekompensowanie kosztów pracy zdalnej…
…oznacza konieczność wypłaty pracownikowi ekwiwalentu lub ryczałtu. Za koszty pracy zdalnej uznaje się wszystkie koszty, jakie są bezpośrednio związane z wykonywaniem przez pracownika pracy zdalnej. W praktyce oznacza to koszt energii elektrycznej oraz Internetu. Pracownik nie może zrzec się wypłaty rekompensaty za pracę zdalną. Środki te nie stanowią przychodu, więc nie podlegają opodatkowaniu. Obowiązek rekompensaty nie dotyczy pracowników, którzy okazjonalnie wykonują pracę zdalną. Ustalenie wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu było dużym wyzwaniem dla pracodawców. Wymagało to ustalenia, ile tak naprawdę kosztuje jeden dzień pracy zdalnej, a rozpiętość stawek na rynku okazała się bardzo duża – wahają się one od 0,50 groszy do nawet 10 złotych za dzień. W kolejnych latach zobaczymy, jak do skrajnie wysokich stawek rekompensaty pracy zdalnej podejdą organy kontroli skarbowej.
Kontrola trzeźwości
…może być teraz przeprowadzana także bezpośrednio przez pracodawcę. Pracodawca może wprowadzić kontrolę trzeźwości oraz kontrolę na obecność środków działających podobnie do alkoholu, aby zapewnić ochronę życia i zdrowia pracowników lub innych osób lub ochronę mienia. Kontrola może objąć wszystkich pracowników, w przypadku których jest to niezbędna dla zapewnienia ochrony zdrowia, życia lub mienia. Wprowadzono także możliwość przeprowadzania tzw. kontroli prewencyjnych, a więc nie tylko w przypadku podejrzenia, że pracownik znajduje się pod wpływem alkoholu. Pracodawca musi tylko wprowadzić regulacje wewnętrzne oraz zakupić odpowiedni sprzęt, zaś sama kontrola nie może naruszać godności pracownika. W teorii przepisy miały stanowić ułatwienie dla pracodawców, w praktyce jednak budzą wiele wątpliwości, a konieczność zakupu specjalistycznych alkomatów może stanowić realną przeszkodę w stosowaniu nowych regulacji.
Nowe urlopy i zwolnienia…
…od pracy dla pracowników. Wprowadzono zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej w wymiarze 2 dni lub 16 godzin oraz urlop opiekuńczy w wymiarze 5 dni, aby móc sprawować osobistą opiekę nad członkiem rodziny lub domownikiem, który wymaga osobistego wsparcia pracownika ze względów medycznych. Zwolnienie od pracy z powodu siły wyżej jest płatne w wysokości 50% wynagrodzenia, a urlop opiekuńczy – bezpłatny. Informacje o wykorzystaniu zwolnienia lub urlopu opiekuńczego pracodawca zamieszcza w świadectwie pracy, więc w przypadku zmiany pracy w ciągu roku, kolejny pracodawca będzie wiedział, czy pracownik skorzystał z tych uprawnień.
Nowe prawa dla rodziców…
….będących pracownikami. Pracownicy będący rodzicami dzieci do 8. roku życia mogą wnioskować o elastyczną organizację czasu pracy, czyli ruchome i indywidualne rozkłady czasu pracy, pracę zdalną, pracę weekendową, przerywaną lub skróconą. Pracownik będący ojcem może wykorzystać 2 tygodnie urlopu ojcowskiego aż do ukończenia przez dziecko 1 roku życia. Urlop rodzicielski został wydłużony – wynosi do 41 tygodni przy urodzeniu jednego dziecka. Jednak 9 tygodni z tych 41 tygodni przysługuje na wyłączność drugiemu z rodziców. Pracownik może nie wyrazić zgody na pracę w nadgodzinach, w porze nocnej, delegację lub pracę przerywaną, jeśli opiekuje się dzieckiem do 8 roku życia.
Zmiany w umowach o pracę…
…na okres próbny i na czas określony. Czas trwania umowy o pracę na okres próbny zależy od długości planowanego dalszego zatrudnienia. Okres próbny może trwać odpowiednio 1 miesiąc (jeśli kolejna umowa ma być zawarta na okres krótszy niż 6 miesięcy), 2 miesiące (jeśli kolejna umowa ma trwać co najmniej 6 miesięcy, ale krócej niż 12 miesięcy) lub 3 miesiące, jeśli kolejna umowa ma trwać co najmniej 12 miesięcy lub być zawarta na czas nieokreślony. Jeśli pracodawca chce wypowiedzieć umowę o pracę na czas określony, odbywa się to na takich samych zasadach, jak w przypadku umów o pracę na czas nieokreślony – trzeba więc podać rzeczywisty i konkretny powód rozwiązania umowy. Uzależnianie długości trwania okres próbnego od zamiaru zawarcia kolejnej umowy może być mocno konfundujące, skoro cały ten czas służy tak naprawdę sprawdzeniu umiejętności pracownika. Ważne jednak, że póki co przepisy nie określają sankcji, gdy zamiar w tym okresie ulegnie zmianie, więc jest tu pewien margines swobody dla pracodawców.
Wyposażenie stanowiska pracy…
…wszystkich pracowników mobilnych, czyli wszystkich osób pracujących na laptopach. Istniejące stanowiska pracy trzeba doposażyć w monitor lub podstawkę, klawiaturę i mysz do 16 maja 2024 r. Wszystkie stanowiska pracy stworzone od 17 listopada 2023 r. powinny spełniać te wymogi. Pracodawca może zdecydować, czy woli wyposażyć pracownika w monitor czy odpowiednią podstawkę. Nowe elementy wyposażenia dotyczą również pracowników zdalnych, ale w tym przypadku dostosowanie stanowiska pracy będzie leżało po stronie pracowników, chociaż pracodawca może ich w tym oczywiście wesprzeć. Elementami wyposażenia zostały klawiatura i mysz. Chodzi tu o odrębny sprzęt, więc nie liczą się klawiatura i mysz wbudowane w laptopa.
Już nie tylko okulary…
…ale również soczewki mogą zostać sfinansowane przez pracodawcę. Do obowiązku zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok dochodzi możliwość alternatywnego zapewnienia soczewek kontaktowych. Pracodawca może zapewnić pracownikom szkła kontaktowe jako alternatywę dla okularów korekcyjnych wzrok, jeśli lekarz uzna to za niezbędne do pracy przy obsłudze monitora. Refundacji podlegają więcnie tylko okulary korekcyjne, ale też soczewki.
Jakie zmiany czekają pracodawców w nadchodzącym roku? O zmianach na 2024 rok opowiemy w kolejnym artykule.
