Szczególne regulacje w tym zakresie, ograniczające swobodę pracodawcy w stosowaniu monitoringu, dotyczą określonych rodzajów pomieszczeń w zakładzie pracy. Monitoring nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej. Monitoring co do zasady nie może obejmować także pomieszczeń sanitarnych (w tym toalet), szatni, stołówek oraz palarni, chyba że stosowanie monitoringu w tych pomieszczeniach jest niezbędne i nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób.
Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej, a jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa – uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników wybranych w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Zasadą jest jednak zakaz stosowania monitoringu wizyjnego w wymienionych powyżej pomieszczeniach. Wszelkie odstępstwa od tej zasady powinny być stosowane w wyjątkowych okolicznościach.
Nagrania obrazu pracodawca może wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie ww. terminów nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu.
Pracodawca który stosuje monitoring wizyjny jest zobowiązany do przedłożenia pracownikom stosownej informacji o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu i doręcza każdemu zatrudnianemu pracownikowi przed dopuszczeniem go do pracy. Pracodawca jest także zobowiązany do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
