Od wejścia w życie ustawy mającej na celu zrewolucjonizowanie i ułatwienie doręczania urzędowych przesyłek minęły ponad trzy lata. Z uwagi na brak technicznej gotowości po stronie podmiotów publicznych, termin realizacji obowiązku stosowania elektronicznych doręczeń był już kilkukrotnie przesuwany. Część przepisów Ustawy o doręczeniach elektronicznych nadal objęta jest vacatio legis. Tymczasem 31 października do pierwszego czytania na posiedzeniu Sejmu został skierowany rządowy projekt zmieniający Ustawę z 18 listopada 2021 r.
System e-Doręczeń miał pierwotnie obowiązywać od 31 grudnia 2023 roku – aktualnie jest to 1 stycznia 2025 roku. Przypomnijmy, że doręczenia elektroniczne to usługa, w której podmioty publiczne i firmy będą zobowiązane, a obywatele uprawnieni, do korzystania z doręczeń w formie elektronicznej, prawnie równoważnej z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru.
Całe przedsięwzięcie to ogromne wyzwanie organizacyjne i techniczne dla podmiotów publicznych, ale niewątpliwie konieczne w dzisiejszej dobie informatyzacji, cyfryzacji i rozwoju technologicznego. Obowiązek korzystania z e-Doręczeń finalnie będzie dotyczył wszystkich podmiotów publicznych oraz firm rejestrowanych w CEiDG i KRS.
Podmioty publiczne nie są jeszcze gotowe na wdrożenie nowego sposobu doręczeń
W uzasadnieniu wskazanego projektu czytamy, że wniosek o założenie adresu do doręczeń złożyło jedynie 30% podmiotów obowiązanych. Te dane wyraźnie wskazują, że podmioty publiczne nie są jeszcze gotowe do wdrożenia nowego narzędzia wymiany korespondencji. Aby dać podmiotom publicznym więcej czasu na wprowadzenie niezbędnych zmian organizacyjnych i technicznych, mających na celu zmianę korespondencji z papierowej oraz ePUAP na e-Doręczenia, w projekcie ustawy zaproponowane zostało wprowadzenie okresu przejściowego do dnia 31 grudnia 2025 r.
Wyznaczony czas ma umożliwić podmiotom stopniowe dostosowywanie się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji. I pomimo, że wprowadzenie przepisów omawianego projektu ustawy opóźni elektronizację obiegu dokumentów w obrocie prawno-gospodarczym, to jednak ustalony okres przejściowy zagwarantuje lepsze dostosowanie ustawowo zobowiązanych podmiotów do nowych obowiązków.
W okresie przejściowym, urzędy będą wysyłać korespondencję elektronicznie do podmiotów niepublicznych, posiadających adres do doręczeń elektronicznych. Jeśli odbiorca nie ma takiego adresu, korespondencja zostanie dostarczona tradycyjnie – papierowo przez Pocztę Polską lub za pośrednictwem ePUAP. Do dnia 31 grudnia 2025 r. podmioty publiczne będą mogły odstąpić od kierowania korespondencji drogą elektroniczną ze względu na występujące „przesłanki organizacyjne”. Ocenę wystąpienia tych przesłanek ustawodawca pozostawił nadawcy.
Zmiany w ustawie mają zapobiec niejasnościom
Problemem, który zgłaszany był przez jednostki samorządu terytorialnego, był brak regulacji w pierwotnej ustawie tego, czy o adres do doręczeń elektronicznych wnioskować powinien organ czy urząd obsługujących ten organ. Konsekwencją takiej luki prawnej był brak jednolitości w sposobie zakładania adresów – część jednostek samorządu terytorialnego założyła adresy na organ, tj. gminę, powiat, województwo, część na urząd obsługujący organ, a część złożyła wnioski na jedno i drugie. Taka niejednolita praktyka powodowała również trudności w wyszukiwaniu adresów w Bazie Adresów Elektronicznych. Omawiany projekt zakłada uregulowanie tej niejasności.
Kolejna istotna regulacja wprowadza brak terminowości wpisu adresu do doręczeń elektronicznych do bazy adresów elektronicznych. Podmioty, które posiadają adres elektroniczny nie będą musiały podejmować dodatkowych czynności związanych ze wznowieniem wpisu po 3 latach. W przypadku osób fizycznych istnieje możliwość rezygnacji z korzystania z systemu e-Doręczeń w dowolnym momencie. Dotychczasowe 3-letnie adresy do doręczeń elektronicznych staną się adresami bezterminowymi.
Doręczenia pism w formie hybrydowej
Bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty publiczne adresu do doręczeń elektronicznych do dnia określonego w szczegółowym harmonogramie dostępnym pod adresem: https://www.gov.pl/web/e-doreczenia/harmonogram.
Pomimo, że z harmonogramu wynika, że sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna zobowiązane są dokonywać doręczeń elektronicznych dopiero od 1 października 2029 r., to w Ustawie o doręczeniach elektronicznych przewidziano możliwość wcześniejszego wdrożenia systemu doręczeń elektronicznych w określnego rodzaju postępowaniach albo w konkretnych sądach, jeśli warunki techniczne i organizacyjne na to pozwalają.
e-Doręczenia już stosowane przez komorników
Krajowa Rada Komornicza jako pierwszy samorząd zawodowy umożliwiła kancelariom komorniczym od 1 lipca 2024 r. korzystanie z systemu elektronicznych doręczeń, poprzez wysyłkę pism w tzw. formie hybrydowej. Co to oznacza w praktyce?
Komornik sadowy, wykorzystując możliwość e-Doręczenia, elektroniczną wersję wiadomości przesyła bezpośrednio, nie do strony postępowania, lecz kieruje ją do Poczty Polskiej. Zadaniem operatora pocztowego, jest weryfikacja czy adresat jest zarejestrowany w Bazie Adresów Elektronicznych. Jeśli adresat nie posiada adresu elektronicznego, Poczta Polska drukuje treść pisma, kopertuje i wysyła w sposób tradycyjny.
Przekształcenie dokumentu elektronicznego w przesyłkę listową odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Jeśli odbiorca będzie miał założoną skrzynkę w systemie, automatycznie otrzyma na nią wiadomość. Usługa elektroniczno-papierowa zapewnia potwierdzenie tożsamość nadawcy oraz podaje wiarygodną informację o tym, jak doręczono wiadomość. Docelowo podmiotami uprawionymi do wysyłki dokumentów w ramach usługi hybrydowej są tylko urzędy i inne podmioty publiczne.
Wprowadzone rozwiązanie usprawnia postępowanie egzekucyjne, wprowadza oszczędności oraz skraca czas potrzebny na doręczenie przesyłki. Dokumenty są przesyłane w sposób zabezpieczony, a to minimalizuje ryzyko ich zagubienia lub nieuprawnionego dostępu. Na podstawie aktualnie obowiązujących przepisów komunikacja elektroniczna odbywa się jednostronnie, jednak jak możemy przeczytać na stronie Krajowej Rady Komorniczej, podjęte zostały działania zmierzające do wprowadzenia przepisów umożliwiających przejście w całości na cyfrową komunikację pomiędzy kancelariami komorniczymi a stronami postępowań.
O tym, czy są e-Doręczenia i kogo obowiązują, pisaliśmy w artykule Krajowy System e-Doręczeń – co warto wiedzieć | RK Legal
