Zgodnie z dotychczasowym stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, dane osobowe kandydatów przekazujących swoje aplikacje w procesie rekrutacyjnym, powinny być usuwane niezwłocznie po zakończeniu tego procesu. Wyjątek stanowić może sytuacja, gdzie kandydat wyraził zgodę na przetwarzanie swoich danych na potrzeby przyszłych rekrutacji.
Czy są inne podstawy dla określenia okresu przechowywania dokumentacji rekrutacyjnej?
Warszawski Sąd Administracyjny w wyroku z 4 sierpnia 2022 roku o sygnaturze II SA/Wa 542/22 wskazał, że możliwość wystąpienia zarzutów dot. dyskryminacji i naruszeń zasady równego traktowania w zatrudnieniu są podstawą do określenia terminów przechowywania dokumentacji związanej z procesem zatrudnienia.
W omawianej decyzji spółka wskazała, że po zakończonym procesie rekrutacyjnym zablokowała dane wnioskodawczyni w systemie aplikacyjnym w taki sposób, że informacje zostały ukryte w celu uniknięcia niepożądanej komunikacji z kandydatem. Dane zostały jednak zachowane celem zabezpieczenia spółki w przypadku dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z naruszeniem zasad równego traktowania w zatrudnieniu.
Stanowisko UODO w sprawie czasu przechowywania dokumentów rekrutacyjnych
W decyzji udzielającej upomnienia pracodawcy w tej sprawie UODO wskazał, że okres przechowywania danych kandydata do pracy powinien być dostosowany do zasad przetwarzania danych i z góry określony przez administratora. Ponadto, pracodawca powinien trwale usunąć dane osobowe kandydata, z którym nie zdecydował się zawrzeć umowy o pracę, niezwłocznie po zakończeniu procesu rekrutacji, tj. podpisaniu umowy o pracę z nowozatrudnionym pracownikiem, chyba że ziściły się inne przesłanki, które będą uprawniać administratora do ich przetwarzania. A same cele przetwarzania danych osobowych powinny być określone wyraźnie w momencie ich zbierania.
UODO określił, że przetwarzanie danych osobowych w celu obrony przed ewentualnymi roszczeniami nie znajduje prawnego uzasadnienia oraz nie stanowi przesłanki, która uprawniałaby spółkę do przetwarzania takich danych. Zdaniem UODO takie działanie stanowi przetwarzanie danych osobowych niejako „na zapas”, co jest niedopuszczalne.
Powyższe stanowisko zostało wydane przed UODO już wcześniej. Pokrywa się ono bowiem z wydanym w 2018 roku poradnikiem „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, który cały czas można znaleźć na oficjalnej stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w sprawie terminów przechowywania dokumentów rekrutacyjnych
WSA w omawianej sprawie nie zgodził się z postanowieniami UODO i przedstawił inne stanowisko. Wskazał, że przepisem uprawniającym administratorów danych do przetwarzania zwykłych danych osób fizycznych jest art. 6 ust. 1 RODO. Do przetwarzania danych wystarczy, że zostanie spełniona co najmniej jedna z wymienionych tam przesłanek, ponieważ każda z nich ma charakter autonomiczny i niezależny. Co za tym idzie, zgoda osoby, której dane dotyczą nie jest jedyną podstawą przetwarzania danych osobowych. Proces przetwarzania danych będzie zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych, także wtedy, gdy administrator udowodni spełnienie innej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO.
Administrator w omawianej sprawie powołał się na możliwość dochodzenia ewentualnych roszczeń związanych z naruszeniem zasad równego traktowania w zatrudnieniu oraz umożliwienie ochrony spółki przed ewentualnymi roszczeniami wynikającymi z przeprowadzonych rekrutacji, co stanowi przesłankę prawnie uzasadnionego interesu administratora, zawartą w art. 6 ust.1lit. f) RODO.
W przypadku tej przesłanki konieczna jest weryfikacja czy przetwarzanie danych osobowych jest niezbędne dla realizacji celu wynikającego z powyższego interesu. Pojęcie niezbędności oznacza, że przetwarzanie danych dla realizacji prawnie uzasadnionego interesu administratora lub strony trzeciej musi być potrzebne, a więc musi występować bezpośredni związek pomiędzy realizacją prawnie uzasadnionego interesu a potrzebą przetwarzania danych osobowych.
Sąd wskazał, że przechowywane danych uczestników postępowania rekrutacyjnego z potencjalną możliwością wykorzystania ich w postępowaniu sądowym przez znany, z góry określony okres, jakim jest przedawnienie roszczeń pracowniczych wynikający z art. 291 kodeksu pracy, jest prawnie uzasadnionym interesem administratora. Co więcej, takie działanie nie narusza ani nie wpływa negatywnie na sytuację prawną uczestników postępowania rekrutacyjnego.
Jaki jest maksymalny dopuszczalny czas przechowywania aplikacji kandydatów według przepisów Rodo?
Omawiane orzeczenie wprowadza dużą zmianę w postrzeganiu przetwarzania danych osobowych z praktycznego punktu widzenia. Dotychczasowy stan rzeczy utrudniał pracodawcom nie tylko ochronę przed ewentualnymi roszczeniami osób, które nie zostały przyjęte do pracy, ale także miał wpływ na realizację obowiązku przeciwdziałania dyskryminacji.
Czy można będzie przechowywać CV 3 lata?
Jeśli wyrok się uprawomocni, będzie to wskazywać na zmianę poglądu sądów, które do tej pory kwestionowały określanie terminów przechowywania danych w oparciu o okresy przedawnienia roszczeń1 . Ma to ogromne znaczenie w kwestii określania terminów retencji danych osobowych. Przechowywanie danych uzyskanych podczas procesu rekrutacji możliwe będzie przez okres 3 lat, który stanowi czas przedawnienia roszczeń w związku z zarzutami dot. dyskryminacji i naruszeń zasady równego traktowania w zatrudnieniu.
1 Przykładem może być wyrok WSA o sygnaturze II SA/Wa 1340/20.
