10 stycznia 2023 Sejm przyjął nowelizację kodeksu pracy dot. przede wszystkim zagadnienia pracy zdalnej. Wprowadzane nią przepisy będą obowiązywać od marca 2023. Obecnie ustawa oczekuje tylko na podpis Prezydnta. Po blisko 3 latach pracy w tym trybie, doczekaliśmy się jego uregulowania. Czy dla pracodawców to jednak ułatwienie, czy wręcz przeciwnie?
Odrzucenie poprawek Senatu
Na początku wskazać należy, że Sejm w ostatecznym kształcie ustawy nie przyjął poprawek proponowanych przez Senat tj. nie zwiększył liczby dni pracy zdalnej okazjonalnej do 30 dni (pozostaje zatem 24 dni), nie przedłużył vacatio legis z 2 do 3 miesięcy, nie zwiększył grona pracowników szczególnie uprawnionych w zakresie pracy zdalnej tj. takich, w stosunku do których pracodawca zobowiązany będzie aby uwzględnić wniosek o pracę zdalną (Senat proponował, aby wniosek taki był obligatoryjny jeśli pochodzi od pracownika wychowującego dziecko do 10 roku życia).
Wdrożenie pracy zdalnej
Sam proces wdrażania pracy zdalnej według nowych zasad będzie wymagał przygotowania dodatkowych dokumentów – w tym regulaminów pracy zdalnej, wniosków i oświadczeń. W nowej wersji praca zdalna będzie więc dużo bardziej sformalizowana i będzie oznaczała dodatkową pracę dla działów HR i kadrowo-placowych.
Zachęcamy aby już teraz przygotować się do wdrożenia nowych przepisów. W tym celu będzie należało:
- Zweryfikować istniejące procedury pracy zdalnej;
- Przygotować nowe projekty regulacji w tym zakresie – w szczególności projektyu regulaminów pracy zdalnej;
- Zweryfikować procedurę wdrożenia nowych przepisów, szczególnie jeśli istnieją u pracodawcy przedstawiciele załogi powołani do konsutowania z pracodawcą tego rodzaju regulacji;
- Zweryfikować posiadaną dokumentację w zakresie wnioskowania o pracę zdalną, wnioskowania o zakończenie pracy zdalnej – nowe regulacje będą zapewne wymagały nowych wniosków;
- Ustalić kluczowe kwestie w perspektywie nowych przepisów m.in. sposób uzgadniania miejsca pracy zdalnej, ustalenie kwestii BHP dla pracowników pracujących zdalnie.
Praca zdalna według nowych reguł
Praca zdalna według nowych przepisów to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym prze pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (wskazywanym w specjalnym wniosku), w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Zgodnie z ustawą w godzinach pracy pracownik musi przebywać w uzgodnionym miejscu i być dostępny dla pracodawcy. Niedopuszczalne są samowolne zmiany wcześniej ustalonego miejsca – np. wyjście do kawiarnii, czy praca z hotelu bez uzgodnienia z pracodawcą.
Dodatkowo praca zdalna będzie mogła być uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę. Natomiast osoby zatrudnione będą musiały złożyć specjalny wniosek o pracę zdalną i poczekać na odpowiedź pracodawcy.
Zakończenie pracy zdalnej
Nowe przepisy wprowadzjaą możliwość wycofania się z pracy zdalnej zarówno przez pracodawcę , jak i pracownika. Strony będą musiały ustalić termin przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy, nie dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy będzie następowało w dniu przypadającym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.
W jakich sytuacjach pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?
- pracownicy w ciąży,
- pracownikowi wychowującemu dziecko do 4 roku życia,
- pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, jeśli posiadają orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
- pracownikowi-rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
- pracownikowi-rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia).
Praca zdalna nie dla każdego
Wskazano jednak sytuacje, w których pracodawca będzie mógł odmówić uwzględnienia wniosku o pracę zdalną. Dotyczy to sytuacji,gdy wykonywanie pracy w trybie zdalnym nie będzie możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Taką odmowę trzeba uzasadnić w formie papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.
Czy można wysłać pracowników na pracę zdalną?
Praca zdalna może być polecona przez pracodawcę, podobnie jak teraz, w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego. Zmianą będzie konieczność uzyskania na piśmie oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy w tej formie.
Praca zdalna na żądanie
Każdy pracownik zyskuje prawo do 24 dni pracy zdalnej w ciągu roku kalendarzowego. Przepis ma być stosowany w okolicznościach incydentalnych, uzasadnionych wyłącznie potrzebą pracownika. Przykładem może być konieczność opieki nad członkiem rodziny.
Wdrożenie pracy zdalnej
Sam proces wdrażania pracy zdalnej będzie wymagał przygotowania dodatkowych dokumentów – w tym regulaminów pracy zdalnej, wniosków i oświadczeń. W nowej wersji praca zdalna będzie więc dużo bardziej sformalizowana i będzie oznaczała dodatkową pracę dla działów HR i kadrowo-placowych.
Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej
Wśród obowiązków, jakie nowelizacja nakłada na pracodawcę takich, jak: zapewnienie materiałów i narzędzi pracy, instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, czy szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej, naszczególną uwagę zasługuje obowiązek pokrycia kosztów
energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych i innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.Trzeba będzie także ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę. Ustalajac te ekwiwalenty pracodawca będzie musiał brać pod uwagę: normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, normy zużycia energii elektrycznej, koszty usług telekomunikacyjnych. A sam ekwiwalent nie będzie stanowić dla pracownika przychodu.
Bezpieczeństwo i Higiena pracy w modelu pracy zdalnej
Ten obszar nowych regulacji budzi najwięcej kontrowersji. Przepisy mówią bowiem wyraźnie (art. 207 KP), że to pracodawca odpowiada za bezpieczne i higieniczne warunki pracy. W zakładzie pracy nie stanowi to problemu. W przypadku pracy zdalnej część obowiązków musi być scedowana na pracownika. To on ma teraz dbać m.in. o utrzymywanie tego miejsca w czystości i zdatności do pracy czy zapewnienie, że inne elementy środowiska domowego lub osoby trzecie nie będą negatywnie wpływały na bezpieczeństwo wykonywania pracy zdalnej.
Kontrola pracy zdalnej w domu pracownika
Nowe przepisy pozwalają pracodawcy do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę.
Co podlega kontroli?
- przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy,
- zasady BHP
Jak przebiega kontrola pracy zdalnej zgodnie z Art. 6728?
- Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika.
- Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
- Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Jeżeli w trakcie kontroli stwierdzimy uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie BHP lub bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, należy zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie lub cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej . W tym drugim przypadku pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.
