Przed rynkiem windykacyjnym otwierają się nowe perspektywy. Wykorzystanie innowacyjnych technologii w codziennej pracy kancelarii prawnych zajmujących się windykacją roszczeń pozwala na zwiększenie efektywności procesów i zmniejszenie kosztów obsługi spraw.
Rynek zarządzania wierzytelnościami w ostatnich latach zmienia się bardzo dynamicznie. Co kilka miesięcy spotykamy się z nowelizacją przepisów, zmienia się także kierunek orzecznictwa sądowego. Coraz większa konkurencja na rynku zarządzania wierzytelnościami prowadzi do konieczności redukowania kosztów zarówno po stronie klienta, jak i tych ponoszonych przez kancelarie i firmy windykacyjne.
Środkiem do osiągnięcie tego celu jest postępująca z każdym rokiem cyfryzacja i stosowanie najnowszych rozwiązań technologicznych. Już dziś wszyscy wymieniają dane elektronicznie z e-Sądem, mają dostęp do elektronicznych rejestrów. Cyfryzacji podlega wymiana danych między sądami, komornikami, urzędami skarbowymi, bankami. To jednak nie wystarczy. Kancelarie windykacyjne idą więc o krok dalej i zmierzają w kierunku maksymalnego zautomatyzowania działań windykacyjnych.
Jedną z dróg jest korzystanie z modeli automatycznego zarządzania korespondencją, które umożliwiają odpowiednią segregacje wiadomości mailowych od klientów i szybkie przekierowywanie do osoby zajmującej się daną sprawą. Badając adres, z którego wiadomość została wysłana dopasowujemy jej adresata do konkretnego rekordu w bazie danych. Umożliwia to znaczące skrócenie czasu potrzebnego na koordynację sprawy.
Inną – elektroniczna wymiana danych z komornikami sądowymi. Dzięki autorskim, wewnętrznym systemom informacje związane z wszczęciem postępowania, wezwaniem o zaliczkę czy przyznaniem kosztów zastępstwa trafiają do nas w terminie trzech dni od daty skierowania wniosku egzekucyjnego. Znacząco przyspiesza to wpływ środków i zwiększa efektywność egzekucji.
Kolejną – archiwizacja. Dziś dążymy do tego, aby większość korespondencji otrzymywać w formie elektronicznej i w ten sposób ją archiwizować oraz przekazywać klientom. Obniża to koszty i zdecydowanie ułatwia naszym wierzycielom archiwizację i sprzedaż spraw które były w naszej obsłudze.
Technologie informatyczne umożliwiają nam także zautomatyzowanie dostępu do powszechnie dostępnych rejestrów. Wyszukiwarki pozwalają na monitoring dotyczący przykładowo ogłoszenia upadłości, przebiegu tego typu postępowań czy zmian w KRS naszych dłużników. Wszystkie te dane są aktualizowane codziennie i zamieszczane w bazach danych. Pracownik nie musi już ręcznie przeglądać rejestru i wyszukiwać po kolei każdego dłużnika. Informacje są mu dostarczane przez system teleinformatyczny, musi je jedynie właściwie zinterpretować.
Znaczącą oszczędność czasu i kosztów przynosi korzystanie z narzędzi, które umożliwiają automatyczne czytanie pisma. Przetwarzają one skan pisma papierowego na dokument w formacie xml. Przy użyciu stworzonych reguł pismo to może być rozpoznane i odpowiednio oznaczone. Pozwala to na automatyczne zamieszczanie zawartych w nim danych w systemach teleinformatycznych. Rozpoznawalność danych wynosi nawet 99%. Dzięki temu osiągamy znaczące obniżenie kosztów i eliminację możliwości pomyłek popełnionych przez człowieka.
Ułatwienia dotyczą też windykacji polubownej. Dzięki aplikacji mailSMS możliwe są automatyczne wysyłki wiadomości w kampaniach windykacyjnych. Likwiduje się w ten sposób konieczność ręcznego typowania spraw. System ten ułatwia także tworzenie wyjątków i wykluczeń od standardowego procesu obsługi spraw. Dzięki obsłudze SMSów zwrotnych możemy natomiast prowadzić automatyczną korespondencję SMS z dłużnikiem i rejestrować w systemach przekazywane przez niego deklaracje i komunikaty. Korespondując z nami dłużnik może także skorzystać z interaktywnego portalu, z licznymi ułatwieniami pozwalającymi na kontakt z nami przez całą dobę.
Najnowsze technologie umożliwiają nam nie tylko ograniczenie kosztów i zwiększanie efektywności odzysku. W sposób zgodny z najnowszymi standardami i dobrymi praktykami chronimy także dane naszych klientów. Najbezpieczniejsze metody szyfrowania informacji i ich archiwizacji sprawiają, że ryzyko wycieku danych ograniczone zostało do minimum.
Na rynku obecne są także rozwiązania zakładające prowadzenie rozmów windykacyjnych przez automaty, które mają w sobie zakodowane setki tysięcy różnych scenariuszy. Biometria głosowa pozwala na bezpieczną i prostą weryfikację tożsamości naszego rozmówcy. Co więcej, umożliwia ona profilowanie rozmówców czy ocenę wiarygodności ich deklaracji. Każde nowe rozwiązanie technologiczne prędzej czy później znajduje zastosowanie także przy dochodzeniu roszczeń.
Windykacja, jak wiele innych dziedzin życia, wkracza w fazę cyfrową. Dostosowanie się do najnowszych trendów i wymogów rynku pozwala na świadczenie usług na najwyższym poziomie i w konkurencyjnych cenach. Od informatyzacji zarządzania wierzytelnościami nie ma odwrotu.
Krzysztof Podolski
Head of IT Department
E-mail [email protected]
