Ogromna część komunikacji między kancelarią a sądami (elektroniczne postępowanie upominawcze), administracją (biura ewidencji ludności, syndycy w postępowaniach upadłościowych) i komornikami (projekt e-komornik), odbywa się poprzez wymianę wyłącznie skanów korespondencji. Dlatego projekt CYFROWA KANCELARIA RK LEGAL przewiduje ujednolicenie sposobu przechowywania dokumentacji i przystosowuje proces do zmieniających się realiów wymiany danych.
Korzyści wynikające z cyfryzacji
W perspektywie kilkudziesięciu miesięcy planowane jest stworzenie Elektronicznego Biura Podawczego. Dzięki niemu wierzyciele i ich pełnomocnicy uzyskają możliwość kierowania i odbierania pism procesowych i orzeczeń sądowych, w formie skanów, poprzez portal internetowy. Już teraz kopie i skany orzeczeń uzyskać można przez odpowiednie portale informacyjne sądów.
W najbliższym czasie planowana jest także pełna cyfryzacja akt postępowań egzekucyjnych, co spowoduje upowszechnienie wymiany pism z komornikami wyłącznie w formie elektronicznej. Planuje się także cyfryzację postępowań upadłościowych, poprzez wprowadzenie Centralnego Rejestru Upadłości.
Praktyka naszej kancelarii pokazuje, że cyfryzacja postępowań pozwala na znaczące oszczędności czasu i środków, potrzebnych na archiwizację danych. W związku z tym wprowadziliśmy projekt Cyfrowej Kancelarii RK Legal.
Założenia projektu
Kancelaria promuje i zmierza do oparcia wymiany pism z dłużnikami, sądami, urzędami i komornikami wyłącznie w formie elektronicznej. Wszelka komunikacja w tej formie, w tym wymiana skanów i pism, odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wymiany plików poprzez serwery danych. Dane są oczywiście zabezpieczone przy użyciu certyfikowanych programów szyfrujących, co zapewnia najwyższy standard ochrony danych osobowych i tajemnicy bankowej. Wszelka dokumentacja gromadzona w formie elektronicznej w bazach danych jest następnie powielana i przechowywana w formie kopii bezpieczeństwa, co wyklucza możliwość trwałego usunięcia i utraty dokumentów. Pozwala to na odejście od przechowywania dokumentacji w formie papierowej.
Co to oznacza w praktyce?
Przechowywanie dokumentacji uzyskanej w formie elektronicznej odbywa się wyłącznie w tej formie, w postaci skanów pism zamieszczonych we właściwej bazie danych.
Przechowywanie dokumentacji uzyskanej w formie „papierowej” zależne jest od rodzaju uzyskanego pisma. Pisma, w sposób ustalony indywidualnie z każdym klientem, dzielimy na dwie kategorie – pisma kluczowe i pisma zwyczajne. Te pierwsze przechowywane są zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Pisma zwyczajne archiwizujemy wyłącznie elektronicznie, ich oryginały zaś, po upływie ustalonego z klientem czasu, niszczymy.
Korzyści z wdrożenia projektu
- Zmniejszyliśmy ilość przechowywanej dokumentacji w formie papierowej.
- W przypadku otrzymania przez kancelarię zlecenia zwrotu akt, klient otrzymuje komplet dokumentacji, zapisanej w ujednoliconym formacie.
- Czas potrzebny na zwrot dokumentacji zmniejszył się o ponad 30%
- Klient, poprzez bazę on-line, uzyskuje możliwość bieżącego dostępu do akt sprawy i wszelkich pism i informacji zapisanych w bazie danych.
- Chronimy środowisko naturalne
- Zapewniamy najwyższe standardy ochrony danych osobowych i tajemnicy bankowej
Projekt wprowadzony został w czerwcu. Już na wstępie zauważyliśmy korzystne efekty wdrożenia – dokumentacja jest uporządkowana, przejrzysta, łatwiejsza do rozłożenia w poszczególnych teczkach. Naszym klientom dziękujemy za współpracę, uwagi i pomoc we wprowadzaniu projektu.
Justyna Gryglicka
Head of Archive Department
E-mail [email protected]
