W dzisiejszych trudnych czasach gospodarczych, nie można przecenić znaczenia zdrowej strategii finansowej dla przedsiębiorców. Coraz bardziej prawdopodobne jest, że świat wkrótce zmierzy się z kolejnym kryzysem gospodarczym. Przedsiębiorcy muszą być nie tylko elastyczni, ale także odpowiednio przygotowani, aby utrzymać swoje przedsiębiorstwa na powierzchni. Jednym z kluczowych obszarów, który może przynieść oszczędności i zapewnić stabilność finansową, jest odzyskiwanie przeterminowanych płatności od aktualnych kontrahentów.

Wpływ czasu na odzyskiwanie należności

W kontekście procesu odzyskiwania należności, czas jest jednym z kluczowych czynników wpływających na jego skuteczność. To, jak szybko podejmiemy kroki w kierunku odzyskania naszych środków, może znacząco wpłynąć na sukces tej operacji. W miarę upływu czasu, kolejka wierzycieli może się wydłużać, a majątek dłużnika maleć. Dlatego tak ważne jest, aby działać skutecznie i unikać niepotrzebnych kosztów. Dodatkowym ryzykiem związanym z upływem czasu jest przedawnienie roszczenia. Zgodnie z art. 117 par.2 KC roszczenia po upływie terminów nie mogą być przymusowo dochodzone. Wierzyciel biorąc pod uwagę art. 118 KC mówiący, iż termin przedawnienia wynosi sześć lat, a dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – trzy lata, jeżeli przepis szczególny nie stanowi inaczej, powinien pamiętać o terminach maksymalnych, w których windykacja należności będzie mogła zostać skutecznie przeprowadzona. Jeżeli termin przedawnienia jest dłuższy niż 2 lata, to koniec terminu przedawnienia przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego, a nie na dokładny okres trzech lat od daty wymagalności.

Windykacja polubowna

Przedsiębiorca, zanim skieruje sprawę na drogę postępowania sądowego przeciwko kontrahentowi, aby odzyskać należności powinien również rozważyć podjęcie działań windykacyjnych w formie polubownej. Polubowna ścieżka uregulowania zaległych świadczeń pieniężnych pozwala zachować dobre relacje z długoletnim kontrahentem. Powiedzenie „czas to pieniądz” tutaj jest wręcz wyznacznikiem skuteczności profesjonalnie przeprowadzonego procesu odzyskania pieniędzy. Podstawowymi narzędziami dążącymi do zakończenia sprawy na etapie polubownym są m.in: wezwanie do zapłaty, negocjacje z kontrahentem, ustalenie nowego terminarza spłaty zadłużenia, czy nawiązanie kontaktu z dłużnikiem przez wykonanie telefonów. Po ustaleniu nowych warunków płatności wierzyciel powinien zawrzeć ugodę z dłużnikiem. Działania oparte na współpracy, zaowocują w przyszłości szybką spłatą długu, a także późniejszym terminowym regulowaniem należności wynikających z faktur.

Zabezpieczające postanowienia umowne

Aby maksymalnie zminimalizować ryzyko utraty środków i skutecznie przeprowadzić odzyskanie należności, niezbędne jest uwzględnienie odpowiednich zabezpieczeń umownych w umowach zawieranych z kontrahentami. Te zapisy mają na celu stworzenie sprawnego i ekonomicznego procesu odzyskiwania płatności za usługi lub towary. Warto podkreślić, że część zabezpieczających postanowień może być zawarta bezpośrednio w umowie głównej, obejmując aspekty takie jak zadatek, umowne prawo odstąpienia, odstępne lub kara umowna. Inne formy zabezpieczeń umownych mogą być przedmiotem odrębnej umowy, np. umowy ustanawiającej zastaw rejestrowy lub przewłaszczenia na zabezpieczenie.

Kluczowe aspekty postanowień umownych

Niektóre zapisy umowne są ukierunkowane na przyspieszenie procedur, które pomagają odzyskać należności. Przykładami takich zapisów są notarialne poddanie się egzekucji lub weksel in blanco. Inne zapisy mają na celu zachęcenie dłużnika do wypełnienia swoich zobowiązań terminowo oraz z należytą starannością, takie jak kara umowna, zadatek czy prawo odstąpienia od umowy.

Skuteczność weksla in blanco i notarialnej egzekucji

Warto zastanowić się nad skutecznością narzędzi takich jak weksel in blanco i notarialne poddanie się egzekucji. Oba te rozwiązania pozwalają na uzyskanie tytułu wykonawczego przeciwko dłużnikowi przy stosunkowo niewielkich kosztach. Weksel umożliwia wszczęcie procedury nakazowej, co jest tańsze i szybsze niż tradycyjna egzekucja. Natomiast akt notarialny wymaga jedynie nadania mu klauzuli wykonalności, bez udziału dłużnika. Mimo tych korzyści, warto zaznaczyć, że te środki nie są powszechnie stosowane w codziennych relacjach między mniejszymi przedsiębiorcami. Weksel in blanco może budzić pewne obawy, a sporządzenie aktu notarialnego wymaga wizyty u notariusza.

Klauzula dotycząca kary umownej

Kolejnym często używanym postanowieniem zabezpieczającym jest klauzula dotycząca kary umownej. Taka klauzula zobowiązuje dłużnika do zapłaty określonej sumy pieniężnej w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania swoich zobowiązań. Należy jednak pamiętać, że klauzulę taką można zastosować tylko w odniesieniu do zobowiązań niepieniężnych, co oznacza, że nie ma zastosowania w sytuacjach, w których dłużnik opóźnia płatność za towary lub usługi. Określenie sumy pieniężnej należnej może zostać określona na dwa sposoby. Po pierwsze, na bezpośrednim wskazaniu jej wysokości (np. 5000 zł), bądź na wskazaniu relacji do wartości świadczenia głównego (np. 8 %). Kara umowna za zwłokę w wykonaniu świadczenia głównego również możemy wyznaczać w ten sposób ( np. za każdy dzień zwłoki 80 zł lub 3% wartości świadczenia głównego).

Regulacja wysokości odsetek za opóźnienie

Kolejnym istotnym zapisem, który powinien znaleźć się w treści umowy, jest postanowienie regulujące wysokość odsetek za opóźnienie. W przypadku zwłoki w realizacji świadczenia, wierzycielowi przysługują odsetki ustawowe. Jednak strony umowy mają możliwość umownego ustalenia wyższej stawki odsetek, co może znacząco poprawić sytuację wierzyciela w przypadku opóźnienia w zapłacie przez kontrahenta.

Zabezpieczenia w transakcjach o większej wartości

W transakcjach o większej wartości, często stosowanym zabezpieczeniem jest hipoteka ustanawiana na nieruchomości kontrahenta lub zastaw rejestrowy. Dzięki ujawnieniu tych zabezpieczeń w oficjalnych rejestrach, przedsiębiorca ma pewność, że kontrahent nie będzie mógł sprzedać swojego majątku bez jego wiedzy. W przypadku, kiedy konieczne jest dochodzenie należności drogą sądową, roszczenie wierzyciela zostanie zaspokojone w pierwszej kolejności.

Podsumowanie

W dobie nadchodzącego kryzysu gospodarczego, przedsiębiorcy powinni być szczególnie ostrożni i przygotować się na różne scenariusze. Odpowiednia umowa z kontrahentem, która zawiera termin płatności ułatwi windykację należności. Uwzględnienie odpowiednich postanowień umownych może znacząco zwiększyć skuteczność procesu odzyskiwania należności i minimalizację ryzyka finansowego. Dla wielu przedsiębiorców może to być kluczowym czynnikiem w utrzymaniu stabilności i przetrwaniu trudnych czasów. 

Poznajmy się

Już ponad 300 firm zaufało naszym kompetencjom!
Napisz do nas: [email protected]
lub zadzwoń na: +48 22 380 33 44

Prawnicy RK Legal wsparcie prawne wierzytelności B2B i B2C