Urlop na żądanie jest jedną z elastycznych form urlopu, która umożliwia pracownikom korzystanie z niego w sytuacjach, gdy potrzebują czasu wolnego bez wcześniejszego wyznaczania terminu. Jest to szczególnie przydatne dla pracowników, którzy niespodziewanie napotykają na sytuacje wymagające ich obecności lub gdy potrzebują odpoczynku.

Zgodnie z art.1672 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik powinien zgłosić chęć skorzystania z takiego urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.

Kto może skorzystać z urlopu na żądanie?

Zgodnie z polskim Kodeksem Pracy urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę, który ma prawo do urlopu wypoczynkowego. Tak więc z urlopu na żądanie nie mogą korzystać osoby zatrudnione na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług).

W ciągu roku kalendarzowego pracownik może skorzystać z urlopu na żądanie w formie następujących po sobie 4 dni albo oddzielnie.

Urlop na żądanie wliczany jest do puli dni urlopu przysługującej pracownikowi w ciągu roku.  To znaczy, że 4 dni urlopu na żądanie wliczone są już do naszych 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w każdym roku. Aby zobrazować sytuację wyobraźmy sobie, że niespodziewane sytuacje losowe zmusiły pracownika do wykorzystania wszystkich 4 przysługujących mu dni urlopu na żądanie. Pracownik taki w momencie planowania dniu rozpoczęcia urlopu wakacyjnego ma do wykorzystania już tylko pozostałe 18 lub 22 dni.

Jednak jeżeli taka potrzeba nie wystąpi i pracownik nie wykorzysta urlopu na żądanie do końca roku kalendarzowego, to w kolejnym roku cztery dni urlopu te zmieniają charakter i stają się urlopem zaległym, przy czym nie obejmuje ich obowiązek wykorzystania do końca września kolejnego roku.

Kiedy złożyć wniosek o udzielenie urlopu na żądanie?

Kodeks pracy precyzuje, że wniosek o urlop na żądanie powinien być złożony „najpóźniej w dniu udzielenia urlopu”. Nie oznacza to jednak, że pracownik może złożyć taki wniosek do końca dnia, w którym chce z takowego urlopu skorzystać.  Wykładnia tego przepisu oraz orzecznictwo sądów wskazuje, że wniosek taki powinien być złożony najpóźniej w dniu udzielenia urlopu, ale przed chwilą planowanego rozpoczęcia dnia pracy (tzn. przed przed godziną rozpoczęcia pracy o której pracownik normalnie rozpoczynałby pracę). Informacja o wzięciu przez pracownika urlopu na żądanie powinna więc trafić do pracodawcy przed rozpoczęciem dnia pracy. Jednak firmy mogą w swoich regulaminach przewidzieć inny, korzystniejszy termin na wnoszenie wniosku na urlop na żądanie. Celem urlopu na żądanie jest możliwość skorzystania z niego przez pracownika w nagłych, niespodziewanych sytuacjach, których pracownik nie mógł przewidzieć. W związku z tym logiczne jest, że o urlop taki pracownik będzie wnioskował tuż przed rozpoczęciem pracy danego dnia oraz tego samego dnia którego wniosek dotyczy.

Wynagrodzenie za urlop na żądanie

Wykorzystane dni urlopu na żądanie w kwestii wynagrodzenia traktowane są jak urlop wypoczynkowy i z tego powodu mają do niego zastosowanie zwykłe przepisy urlopowe. Pracownikowi z tego powodu przysługuje 100% wynagrodzenia za dni, w których przebywał na urlopie na żądanie. 

W jaki sposób poinformować procodawcę o chęci wzięcia urlopu na żądanie?

Kodeks pracy nie precyzuje w jaki sposób pracownik powinien złożyć pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu na żądanie. W związku z tym pracownik może zrobić to w dowolnej formie (ustnie, pisemnie, mailowo, SMS). Trzeba mieć jednak na uwadze fakt, że pracodawca musi mieć możliwość zapoznania się z takim wnioskiem.

Pracodawca może w swoich wewnętrznych regulacjach określić sposób, w jaki pracownicy powinni składać wnioski o urlop na żądanie oraz do kogo powinny być kierowane, wtedy pracownik obowiązany jest do złożenia wniosku w wymaganej formie i w określony sposób.

Powód wzięcia urlopu na żądanie – trzeba zgłaszać?

Pracownicy kierując wnioski o udzielenie im urlopu na żądanie, często zastanawiają się czy powinni zawrzeć w nich powód swojej absencji. Mogą mieć wątpliwości , czy ich powód jest dostatecznie dobry i czy będzie w opinii pracodawcy uzasadniał udzielenie takiego urlopu. Zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik nie ma obowiązku zgłaszania, jaki jest powód wzięcia urlopu na żądanie, a pracodawca nie ma prawa wypytywać o to pracownika. Pracodawca w przypadku poznania powodu wzięcia urlopu na żądanie przez pracownika nie może oceniać, czy powód ten jest z jego perspektywy ważny i na tej podstawie odmówić pracownikowi zgody na udzielenie urlopu.

Kiedy można rozpocząć urlop na żądanie?

W Kodeks Pracy stwierdza, że to pracodawca ,,udziela” pracownikowi urlopu na żądanie, a więc musi on na to wyrazić zgodę. Po złożeniu wniosku urlopowego, ale przed uzyskaniem zgody na urlop na żądanie nie można jeszcze rozpocząć urlopu, gdyż w świetle orzecznictwa, może być to uznane za nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, które stanowi ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych określonych w art. 52 § 1 Kodeksu pracy. Pracodawca może wyrazić swoją zgodę na urlop pracownika również w sposób dorozumiany, czyli poprzez akceptację sytuacji w której samo złożenie wniosku traktowane jest na równi z udzieleniem urlopu. 

Czy pracodawca ma możliwość niewyrażenia zgody na urlop?

Zgodnie z od dawna przedstawianą argumentacją Sądu Najwyższego należy stwierdzić,  że obowiązek udzielenia przez pracodawcę zgody na urlop na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego. Linia orzecznicza wskazuje, że istnieją sytuacje w których odmowa pracodawcy jest uzasadniona.

Do sytuacji wyłączających bezprawność działania pracodawcy zalicza się szczególne okoliczności, które powodują że obecność pracownika w danym dniu jest konieczna z powodu szczególnego interesu pracodawcy. Taką przesłankę Sąd Najwyższy wyraźnie wskazał między innymi w wyroku z dnia 28 października 2008 r.  o sygnaturze II PK 123/09  i była ona podstawą do wydawania kolejnych orzeczeń przez sądy powszechne. Sytuacje uzasadniające odmowę ze względu na ważny interes pracodawcy obejmują znaczne braki kadrowe w miejscu pracy w danym dniu, w przypadku których absencja pracowników może zagrozić rentowności miejsca pracy bądź zaburzyć jego funkcjonowanie. Przykładem, który doskonale obrazuje taką sytuację jest niedawno miniony okres pandemii, podczas którego wielu pracodawców borykało się z brakami kadrowymi z powodu zakażenia pracowników wirusem SARS-CoV-2 oraz izolacją dużych grup pracowników.

W przypadku gdy zakład pracy tworzy niewielka liczba pracowników, gdzie każdy wykonuje swoje określone zadania, w którym łatwo o zbieg absencji pracowników, odmowa pracodawcy nie będzie uznawana za bezpodstawną, ponieważ zbieg nieobecności będzie uniemożliwiał funkcjonowanie miejsca pracy.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu lub zgody na urlop na żądanie w przypadku gdy pracownik wyraźnie nadużywa swoich uprawnień, czyli w przypadkach określonych w art. 8 Kodeksu pracy. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 listopada 2006 r. o syg. I PK 128/06, zaznaczając że odmowa uwzględnienia takich wniosków jest dopuszczalna tylko w wyjątkowych przypadkach. Jako przykład takiej sytuacji można wyobrazić sobie zorganizowane działanie pewnej grupy pracowników polegające na wzięciu przez nich urlopu na żądanie w tych samych terminach w celu wzięcia udziału w strajku lub też z nastawieniem na sparaliżowanie pracy zakładu pracy. Skorzystanie ze swoich uprawnień przez pracowników w takim celu może być uznane za nadużycie przez nich prawa do skorzystania z urlopu na żądanie, a tym samym być uznane za zmierzające do obejścia przepisów zbiorowego prawa pracy dotyczących organizacji strajków. W takiej sytuacji nie budzi wątpliwości fakt, że pracodawca może odmówić zgody na udzielenie urlopu na żądanie, nie narażając się na nałożenie na niego kary w postaci grzywny.

Duże znaczenie ma także konkretny dzień w którym pracownik chce skorzystać z urlopu na żądanie. Jeżeli pracownik wskazuje dzień w którym od dawna miał zaplanowane ważne obowiązki służbowe, które są znaczące dla miejsca pracy, to pracodawca w takiej sytuacji może odmówić pracownikowi udzielenia zgody na urlop na żądanie, gdy nikt nie może go zastąpić, ponieważ zajmuje stanowisko które wymaga specjalistycznych kompetencji, umiejętności, know-how lub nie ma wystarczającego doświadczenia i wiedzy na dany temat albo gdyby brak takiego pracownika w tym konkretnym dniu spowodowałby szkody po stronie pracodawcy. Do takich sytuacji można zaliczyć np. konferencje, wyjazdy służbowe, głosowania albo problemy natury technicznej takie jak usunięcie awarii.

Powyższe przykłady opisujące sytuacje w których pracodawca może odmówić wyrażenia zgody na urlop na żądanie stanowią tylko objaśnienie zagadnienia, ponieważ trzeba mieć na uwadze że każdy przypadek podlega indywidualnej ocenie, a naruszony interes pracodawcy musi być naprawdę wyjątkowy i uzasadniony, czyli nie wystarczy subiektywna opinia pracodawcy, jego niezadowolenie czy też zwykłe niedogodności, na jakie narażeni są pracodawcy w związku z urlopem na żądanie, które bez problemu można rozwiązać.

We wcześniej wspomnianym orzeczeniu Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r.  podkreślono, że nie ma prawnego uzasadnienia dla korzystania z urlopu na żądanie przez pracownika, który jest chory i niezdolny do pracy. Skorzystanie z urlopu wypoczynkowego, do którego zalicza się urlop na żądanie, w takiej sytuacji było by sprzeczne i niezgodne z przeznaczeniem instytucji urlopu.

Istnieją sytuacje w których pracodawca może swobodnie odmówić pracownikowi zgody na skorzystanie z urlopu na żądanie i nie zaistnieją wskazane wyżej ważne powody. Pierwszą z takich okoliczności jest wykorzystanie przez pracownika przysługujących mu 4 dni urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym. Kodeks pracy jasno określa liczbę dni takiego urlopu.

Kolejnym zdarzeniem powodującym nie udzielenie zgody na wzięcie przez pracownika urlopu na żądanie jest brak przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego do wykorzystania. W związku z tym że pracownikowi podejmującemu pracę po raz pierwszy, dni urlopowe naliczają się wraz z upływem każdego miesiąca może wystąpić sytuacja w której pracownik nie nabył jeszcze praw do urlopu.

Należy zasygnalizować, że nieudzielenie przez pracodawcę zgody na urlop na żądanie nie stanowi przesłanki do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

Co w przypadku gdy pracodawca odmówi zgody?

„Art. 282 Kodeksu pracy

 §  1. Kto, wbrew obowiązkowi:

  • nie wypłaca w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia   
  • przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, wysokość tego wynagrodzenia lub świadczenia bezpodstawnie obniża albo dokonuje bezpodstawnych potrąceń,
  • nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu,
  • nie wydaje pracownikowi w terminie świadectwa pracy,

– podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.”

Zgodnie z wyżej wskazanym art. 282 ust. 2 Kodeksu pracy, pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która bezpodstawnie nie udzieli pracownikowi urlopu, w tym urlopu na żądanie, bądź obniży wymiar tego urlopu grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 30 000 zł.

Podsumowanie

Mając na uwadze przepisy, pracodawca powinien z dużą dozą ostrożności korzystać z możliwości odmowy udzielenia zgody na urlop na żądanie pracownika, gdyż w konsekwencji może być obciążony sankcjami.

Natomiast pracownik, któremu nie udzielono zgody na skorzystanie z urlopu na żądanie powinien uszanować decyzję pracodawcy i pojawić się w miejscu pracy, ponieważ w przeciwnym razie jego nieobecność może zostać uznana za naruszenie obowiązków pracowniczych, które może skutkować nałożeniem na pracownika kary pieniężnej, kary upomnienia i nagany, a nawet – w zależności od okoliczności danego przypadku –  rozwiązaniem z pracownikiem umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Sprawdź jak możemy wesprzeć Twój biznes!

adw. Rafał Wyziński

Partner, Head of Business Advisory & Litigation Department Zobacz w czym mogę pomóc

Poznajmy się

Już ponad 300 firm zaufało naszym kompetencjom!
Napisz do nas: [email protected]
lub zadzwoń na: +48 22 380 33 44

Prawnicy RK Legal wsparcie prawne wierzytelności B2B i B2C