Polski Kodeks pracy, wychodząc naprzeciw różnym sytuacjom, jakie mogą spotkać nas w codziennym życiu, przewiduje możliwość skorzystania z tzw. urlopu „na żądanie”. Równolegle ze świadomością istnienia takiego prawa, wśród pracowników dość powszechnie wytworzyło się przekonanie, że skorzystanie z tego urlopu stanowi ich bezwzględne uprawnienie, z którego mogą skorzystać w każdym czasie, bez konieczności uzyskiwania zgody pracodawcy. Praktyka orzecznicza pokazuje jednak, że zagadnienie to wcale nie jest tak oczywiste, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka.
Co mówią na ten temat przepisy Kodeksu pracy?
Zgodnie z art. 1672 k.p., pracodawca jest zobowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zobowiązany jest z kolei zgłosić żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.
Rzeczywiście, literalne brzmienie przepisu i użyte w nim sformułowanie „pracodawca jest obowiązany udzielić” sugeruje, że pracodawcę obciąża bezwzględny obowiązek udzielenia pracownikowi urlopu „na żądanie”, a jedyną okolicznością, która powinna warunkować jego zgodę jest terminowe zgłoszenie takiego wniosku przez pracownika. W praktyce częste są jednak przypadki, w których niespodziewane żądanie pracownika stawia pracodawcę w sytuacji bardzo kłopotliwej od strony kadrowej, organizacyjnej czy technicznej. Powstaje wówczas pytanie, czy dysponuje on wówczas jakimkolwiek polem manewru i może na takie żądanie odpowiedzieć negatywnie.
Jakie wnioski płyną z orzecznictwa?
Orzecznictwo sądowe od dłuższego czasu prezentuje stanowisko, że są sytuacje, gdy taka odmowa może okazać się uzasadniona. Do pierwszej grupy przypadków należą te, w których skorzystanie przez pracownika z urlopu „na żądanie” stanowiłoby nadużycie przez niego prawa, czyli byłoby sprzeczne z zasadami współżycia społecznego lub społeczno-gospodarczym przeznaczeniem tego prawa, o których mówi art. 8 k.p. Taki pogląd wyraził Sąd Najwyższy w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06), zastrzegając jednak zarazem, że nieuwzględnienie przez pracodawcę takiego wniosku jest dopuszczalne tylko w wyjątkowych przypadkach. Można tu sobie wyobrazić np. sytuację, w której znaczna grupa pracowników celowo skorzystałaby z urlopu na żądanie w jednym dniu, chcąc w ten sposób sparaliżować pracę zakładu pracy. Tego rodzaju wykorzystywanie uprawnień do organizacji swego rodzaju nieformalnego strajku, mogłoby zostać uznane za nadużycie praw pracowników do urlopu na żądanie, zmierzające do obejścia przepisów zbiorowego prawa pracy dot. organizacji strajków. Pracodawca byłby wówczas uprawniony do odmowy udzielenia zgody na takie urlopy.
Poza „furtką”, którą daje pracodawcy w takich sytuacjach klauzula generalna określona w art. 8 k.p., orzecznictwo wyróżnia również przesłankę odmowy udzielenia urlopu na żądanie w postaci „wyjątkowego interesu pracodawcy”, który przemawia za obecnością pracownika w pracy. Na tę przesłankę powołał się m. in. Sąd Najwyższy w wielokrotnie cytowanym później w orzeczeniach sądów powszechnych wyroku z dnia 28 października 2009 r. (sygn. akt II PK 123/09). Wśród takich sytuacji można wymienić np. istotne braki kadrowe pracodawcy, przy których nieobecność pracownika mogłaby zagrozić funkcjonowaniu zakładu pracy. Warto o tym pamiętać zwłaszcza w okresie pandemii, gdy wielu pracodawców zmaga się z problemami z uwagi na zakażenie większej grupy pracowników wirusem SARS-CoV-2 lub przebywanie przez nich na kwarantannie.
Istotne znaczenie ma też specyfika konkretnego dnia, w którym pracownik chce wziąć urlop „na żądanie”. Przykładowo, gdyby pracownik zgłosił chęć skorzystania z takiego urlopu w dniu, w którym od wielu miesięcy miał zaplanowane ważne obowiązki służbowe, odmowa pracodawcy mogłaby okazać się uzasadniona. Dotyczy to zwłaszcza pracowników zajmujących stanowiska, wymagające specjalistycznych kompetencji, umiejętności, know-how i odpowiedniego doświadczenia, których zastąpienie w danym dniu mogłoby okazać się niemożliwe lub wręcz groziłoby powstaniem szkody po stronie pracodawcy. Można tu wskazać sytuacje niepowtarzalne, takie jak np. zaplanowana wcześniej, niepodlegająca przesunięciu, duża konferencja czy też nadzwyczajne, jak np. wymagająca natychmiastowego usunięcia awaria techniczna. Podobnie można ocenić sytuacje, które czasami mają miejsce w niewielkich zakładach pracy, gdzie zatrudnionych jest tylko kilku pracowników i stosunkowo łatwo może dojść do zbiegu ich absencji, który będzie skutkował niemożnością funkcjonowania całego zakładu. Trzeba jednak pamiętać, że każdy przypadek podlega indywidualnej ocenie i naruszony interes pracodawcy musiałby być faktycznie wyjątkowy – nie wystarczy zatem zwykła, typowa niedogodność czy uciążliwość po stronie pracodawcy związana z urlopem.
W cytowanym już orzeczeniu SN z 28 października 2009 r. podkreślono również, że prawnie niedopuszczalne jest korzystanie z urlopu „na żądanie” wówczas, gdy pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby. Jak podkreślił Sąd, nie zmienia tego nawet zgoda pracownika na skorzystanie z tego urlopu w takich okolicznościach – stałoby to bowiem w sprzeczności z celem urlopu wypoczynkowego, do którego zalicza się urlop „na żądanie”.
Do kiedy można zgłosić wniosek?
Drugą kwestią, która budzi wątpliwości pracodawców jest termin do złożenia stosownego wniosku przez pracownika. Również i w tym przypadku literalne brzmienie przepisu może okazać się mylące, bowiem art. 1672 k.p. mówi o zgłoszeniu żądania „najpóźniej w dniu udzielenia urlopu”. Mogłoby to sugerować (pogląd taki prezentowała zresztą część doktryny), że trzeba je zgłosić do końca dnia pracy, którego wniosek dotyczy. Obecnie jednak orzecznictwo stoi na stanowisku, że wniosek taki może być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy – pogląd taki wyraził SN w powoływanym wyroku z 15 listopada 2006 r., a później m. in. także w wyroku z 7 lutego 2008 r. (sygn. akt II PK 162/07).
Wobec pojawiających się wątpliwości wokół sposobu składania wniosku o urlop na żądanie, rozsądnym rozwiązaniem jest wyraźne określenie tego trybu przez pracodawcę w regulaminie pracy. W szczególności można tu zadbać o podanie godziny, do której żądanie udzielenia urlopu może zostać złożone – pamiętając jednak o wiążącej bezwzględnie regulacji art. 1672 k.p., zgodnie z którą termin ten nie może być wcześniejszy niż dzień udzielenia urlopu. Oczywiście, regulamin pracy może natomiast przewidywać korzystniejsze dla pracowników rozwiązania i wskazywać późniejszy termin graniczny złożenia wniosku.
Forma zgłoszenia urlopu „na żądanie” jest dowolna. Może być on zgłoszony na piśmie, mailowo, telefonicznie, SMS-owo czy też ustnie. Regulamin pracy nie powinien przewidywać nadmiernie restrykcyjnych postanowień w tym zakresie – przeznaczeniem tego urlopu są przeważnie sytuacje nagłe i niespodziewane, kiedy, z natury rzeczy, możliwości komunikacji pracownika mogą być ograniczone. Uniknięcia zbędnych sporów pozwala natomiast dookreślenie w regulaminie pracy sposobu informowania o korzystaniu z tego uprawnienia – wskazanie osób, które przyjmują takie wnioski, godzin ich dyspozycyjności czy adresów lub numerów kontaktowych.
Pamiętając, że orzecznictwo i doktryna dopuszczają w opisanych wyżej przypadkach możliwość odmowy przez pracodawcę udzielenia urlopu na żądanie, pracodawcy powinni korzystać z tej możliwości z dużą ostrożnością. Nieudzielenie pracownikowi przysługującego mu urlopu wypoczynkowego – w tym także urlopu „na żądanie” – stanowi bowiem wykroczenie przeciwko prawom pracownika, o którym mowa w art. 282 § 1 pkt 2 k.p., jak również może stanowić podstawę do rozwiązania przez pracownika umowy o pracę bez wypowiedzenia na podstawie art. 55 § 11 k.p. (tak np. stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 5 grudnia 2000 r., sygn. akt I PKN 121/00).
Pracownicy z kolei powinni pamiętać o zgłoszeniu żądania udzielenia urlopu w odpowiednim terminie. Niestawiennictwo w pracy bez uprzedniego złożenia takiego wniosku może skutkować uznaniem jego nieobecności za nieusprawiedliwioną, co z kolei może wiązać się z konsekwencjami dyscyplinarnymi, łącznie z rozwiązaniem umowy o pracę bez wypowiedzenia z uwagi na ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych, o którym mowa w art. 52 § 1 pkt 1 k.p.
