Ustawą z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw zmieniona zostaje procedura doręczania profesjonalnym pełnomocnikom „pism sądowych” poprzez umieszczenie ich treści w systemie informatycznym służącym udostępnianiu tych pism, tj. w Portalu Informacyjnym Sądów Powszechnych.
W nowej rzeczywistości datą doręczenia „pisma sądowego” będzie data zapoznania się przez odbiorcę z pismem na portalu. Jeśli pełnomocnik nie zapozna się z pismem, będzie ono uznane za skutecznie doręczone po upływie 14 dni od dnia jego umieszczenia w portalu informacyjnym. Zmiana nie będzie obejmować pism sądowych podlegających doręczeniu wraz z odpisami pism procesowych stron lub innymi dokumentami niepochodzącymi od sądu.
Doręczenie pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego wywoływać będzie skutki procesowe określone w Kodeksie postępowania cywilnego właściwe dla doręczenia pisma sądowego.
Instytucja wprowadzana jest jako realizacja ograniczeń związanych z epidemią COVID-19 i w przyszłości wydawać się może zasadna, jako faktycznie mającą na celu usprawnienie prac sądów oraz przyspieszenie postępowań. Obecnie jednak chaotyczny i nieprzemyślany sposób jej wprowadzenia może znacząco utrudnić pracę zarówno sądów jak i profesjonalnych pełnomocników.
Wyżej opisana zmiana wchodzi w życie 03 lipca 2021 r. i obowiązywać będzie w okresie stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w ciągu roku od odwołania ostatniego z nich. Co istotne przepisy ustawy zmienianej w tym zakresie zastosowanie znajdą również do postępowań wszczętych i niezakończonych przed dniem jej wejścia w życie.
W ogłoszonej w dniu 18 czerwca 2021 r. ustawie z dnia 28 maja 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw brak jest kompleksowego uregulowania nowo wprowadzanej instytucji doręczeń za pośrednictwem Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych.
Ustawa w swym brzmieniu niesie za sobą szereg ryzyk procesowych, które negatywnie wpłyną na sytuację procesową zastępowanej przez profesjonalnego pełnomocnika strony.
W pierwszej kolejności podkreślić należy, iż z uwagi na rodzaj postępowania (m.in. upominawcze, nakazowe), brak znajomości sygnatury do czasu otrzymania pierwszego pisma w sprawie, czy też brak ustawowego obowiązku posiadania konta na Portalu Informacyjnym/dostępu do każdej sprawy, spotykamy się aktualnie z sytuacją, w której w sprawach już toczących się profesjonalni pełnomocnicy nie posiadają dostępu do wszystkich prowadzonych spraw.
Wprowadzenie tak znaczącej zmiany w zakresie sposobu doręczania korespondencji sądowej, w tak krótkim czasie i bez gruntownego przemodelowania systemu teleinformatycznego Portalu Informacyjnego Sądów Powszechnych prowadzi do sytuacji, w której prawdopodobieństwo uchybienia terminom ustawowym i sądowym z przyczyn niezależnych od profesjonalnego pełnomocnika wzrośnie w sposób znaczący. Podkreślić należy, iż brak jest aktualnie możliwości automatycznego uzyskiwania dostępu do sprawy, co wiąże się z koniecznością złożenia odpowiedniego wniosku elektronicznego do każdej prowadzonej sprawy. Wejście w życie przedmiotowej ustawy spowoduje telefoniczne „zablokowanie sądów”, z uwagi na konieczność możliwie najszybszego ustalenia sygnatur akt prowadzonych spraw.
Co istotne, z uwagi na wadliwość systemu Portalu Informacyjnego nawet w sytuacji uzyskania informacji o uwzględnieniu wniosku i przydzieleniu dostępu do sprawy zdarzają się nierzadko sytuacje, w których w dalszym ciągu sprawy nie można wyszukać z panelu pełnomocnika. Co więcej, powtarzającym się jest również problem braku udostępnienia profesjonalnemu pełnomocnikowi konkretnego dokumentu, pomimo iż zgodnie z informacjami wskazanymi w automatycznym zawiadomieniu mailowym, czy też potwierdzonymi z pracownikiem właściwego sądu, dokument ten umieszczony został już w Portalu. W takiej sytuacji koniecznym jest zgłoszenie błędu do działu technicznego, co prowadzi jednak do rozbieżności w dacie udostępnienia dokumentu w Portalu Informacyjnym i dacie faktycznego udostępnienia tego dokumentu profesjonalnemu pełnomocnikowi. Niewyjaśnioną pozostaje również kwestia biegu 14 dniowego terminu doręczeniowego w razie wystąpienia awarii systemu Portalu.
Z uwagi na brak ogólnej procedury obowiązującej wszystkie sądy powszechne, która ujednolicałaby działania sądów w zakresie publikacji dokumentów na portalu, każdy sąd wypracował sobie indywidualne założenia, według których określa nazwy publikowanych dokumentów, uwzględnia wnioski o dostęp do akt sprawy oraz ustala terminy publikacji dokumentów w portalu.
W zmienianej ustawie wprowadzone zostało zastrzeżenie, zgodnie z którym Przewodniczący zarządzi odstąpienie od doręczenia pisma za pośrednictwem portalu informacyjnego, jeżeli doręczenie nie będzie możliwe ze względu na charakter pisma.
Powyższe oznacza, że odstąpienie dotyczyć winno konkretnych pism, jednakże już teraz wybrzmiewają głosy sędziów, którzy twierdzą, że z uwagi na niepełność wprowadzanych przepisów, doręczeń dokonywać będą według dotychczasowej procedury.
W takiej sytuacji w pierwszej kolejności „pismo sądowe” publikowane będzie na Portalu Informacyjnym, a następnie doręczane za pośrednictwem operatora pocztowego. Tego rodzaju dwutorowość działań sądu powodować będzie konieczność dwukrotnego podejmowania tych samych czynności, tak aby z ostrożności procesowej nie uchybić prawidłowemu terminowi.
Duże wątpliwości budzi również interpretacja nowo wprowadzonego pojęcia „pisma sądowego”. Z uwagi na brak wprowadzenia jego definicji legalnej, z ostrożności procesowej przyjąć należy, iż wszelkiego rodzaju orzeczenia i zarządzenia podlegać będą doręczeniom poprzez ich publikację na właściwym portalu informacyjnym.
Mając na uwadze powyższą analizę uznać należy, iż wprowadzana w sposobie doręczeń korespondencji sądowej zmiana jest instytucją niedopracowaną, która kształtowana będzie przez praktykę, co w tak ważnej kwestii jak bieg terminów ustawowych i sądowych mających wpływ na sytuację procesową strony jest wysoce niebezpieczne. Zaproponowane zmiany wymagają wprowadzenia ogólnej procedury działania sądów powszechnych oraz zmiany organizacji pracy profesjonalnych pełnomocników poprzez stworzenie nowych procedur działania, co przy tak krótkim vacatio legis (14 dni) oraz braku pełnego uregulowania nowej instytucji pozostaje działaniem nader utrudniony.
W zakresie procedury cywilnej analizowaną ustawą wprowadzono również:
- obowiązek wskazywania w pierwszym piśmie procesowym wnoszonym przez profesjonalnego pełnomocnika adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu przeznaczonych do kontaktu z sądem. Obowiązek ten dotyczyć będzie spraw wszczętych po wejściu w życie ustawy a jego niewykonanie stanowić będzie brak formalny.
- regułę rozpoznawania spraw na posiedzeniach zdalnych, z tym, że osoby uczestniczące, w tym członkowie składu orzekającego nie muszą przebywać w budynku sądu. Rozpoznanie sprawy na rozprawie lub posiedzeniu jawnym dopuszczalne będzie tylko w sytuacjach koniecznych, o ile ich przeprowadzenie nie wywoła nadmiernego zagrożenia dla zdrowia osób w nich uczestniczących. Na wniosek strony lub osoby wezwanej zgłoszony na co najmniej 5 dni przed wyznaczonym terminem posiedzenia zdalnego, sąd zapewni możliwość udziału w posiedzeniu zdalnym w budynku sądu – jeśli wnioskujący wskaże we wniosku, że nie posiada urządzeń technicznych umożliwiających udział w posiedzeniu zdalnym poza budynkiem sądu. Nowa reguła zastosowanie znajdzie również do spraw wszczętych i niezakończonych w dniu wejścia w życie ustawy.
- rozpoznawanie spraw w I i II instancji przez sąd w składzie jednego sędziego. Prezes sądu będzie mógł ewentualnie zarządzić rozpoznanie w składzie 3 sędziów, jeśli uzna to za zasadne z uwagi na zawiłość lub precedensowy charakter sprawy. Nowa reguła zastosowanie znajdzie również do spraw wszczętych i niezakończonych w dniu wejścia w życie ustawy. Sprawy, które przed dniem wejścia w życie ustawy sąd rozpoznawał w składzie innym niż jednego sędziego, w dalszym ciągu prowadzone są przez tego sędziego, któremu sprawa została przydzielona jako referentowi, do zakończenia sprawy w danej instancji.
Powyższe zmiany wejdą w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy.
Dodatkowo ustawa wprowadza m.in.:
- zmiany w zakresie sprzedaży w drodze licytacji elektronicznej,
- sprzedaż nieruchomości w drodze licytacji elektronicznej,
- sposób przejścia przez komorników sądowych z przetwarzania, przechowywania i udostępniania dokumentacji w postaci dotychczasowej na postać elektroniczną,
- regulacje dot. Dokumentów akcji, z których Prezes Prokuratorii Generalnej RP wykonuje prawa i obowiązki Skarbu Państwa,
- katalog spraw pilnych,
- zmiany w rozpoznawaniu spraw w postępowaniu sądowo-administracyjnym.
