Workation w praktyce

Słowo „workation” powstało z połączenia dwóch angielskich słów oznaczających pracę (work) i wakacje (vacation). Jako workation zwykle określa się połączenie wypoczynku z pracą zdalną, gdy pracownik świadczy ją spoza swojego miejsca zamieszkania. Połączenie świadczenia pracy zdalnej z możliwością korzystania z uroków wakacji po godzinach wydaje się atrakcyjnym rozwiązaniem dla pracowników, którzy mogą w ten sposób nie wykorzystać całego urlopu, a jednocześnie podróżować.

W ramach pracowakacji pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe w godzinach pracy, korzystając z Internetu i technologii komunikacyjnych, a następnie mogą w wolnym czasie swobodnie eksplorować Bali, Hawaje, Teneryfę czy inne egzotyczne kierunki. Workation wielu osobom wydaje się bardzo atrakcyjną opcją połączenia pracy z odpoczynkiem, niemniej przed wyjazdem warto wiedzieć, jak się do tego przygotować i co stanowią na ten temat przepisy.

Czy workation jest uwzględnione w prawie pracy?

Przepisy prawa pracy nie przewidują wprost instytucji workation – brak więc jest odrębnych regulacji prawnych. Jednak możliwość workation opiera się na przepisach dotyczących pracy zdalnej i uregulowaniach dotyczących tej formy wykonywania obowiązków. Praca zdalna umożliwia pracownikom wykonywanie obowiązków z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, bez konieczności jej świadczenia bezpośrednio w siedzibie pracodawcy.

Kodeks pracy nie odnosi się do kwestii pracy zza granicy, która jest kluczowa przy workation, ale też nie stanowi o braku takiej możliwości. To pracodawca podejmuje decyzję, czy zezwala na wykonywanie pracy zdalnej spoza terytorium Polski. On też ma swobodę w kształtowaniu wymiaru workation i grup pracowników, którzy są do niego uprawnione. Warto tu jednak zadbać, aby opierało się to na kryteriach obiektywnych i nie doszło do zagrożenia dyskryminacją części pracowników.

Każdy pracownik planując workation powinien przede wszystkim sprawdzić w wewnętrznych procedurach, jakie rozwiązania przewidział pracodawca.

Co z ubezpieczeniem społecznym?

Przy podejmowaniu decyzji o pracy zdalnej zza granicy, istotna jest kwestia ubezpieczeń społecznych. Może zaistnieć sytuacja, gdy powstanie obowiązek zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne w kraju, w którym pracownik przebywa na workation. Podstawową zasadą jest, że pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym tylko w jednym państwie i jest to państwo, w którym praca jest wykonywana.

Natomiast ustalenie właściwego ustawodawstwa w zakresie zabezpieczenia społecznego jakiemu ma podlegać pracownik następuje w oparciu o regułę miejsca świadczenia pracy. Zasady te jednak są zróżnicowane w zależności od miejsca, gdzie pracownik będzie chciał wyjechać na workation – inne w przypadku Meksyku, a inne na przykład w Hiszpanii z uwagi na uregulowania międzynarodowe.

Można wyróżnić kilka grup w zależności od tego, gdzie i na jak długo pracownik jedzie na workation:

Kraje UE i EOG, które podpisały umowę na podstawie art. 16 ust. 1 Rozporządzenia UE 883/2004, np. Niemcy, Francja, Szwecja, Holandia – pracownik podlega tylko pod polskie ubezpieczenia społeczne, o ile pracuje w Polsce przynajmniej 50% całkowitego czasu pracy.
Pozostałe kraje UE i EOG – pracownik podlega tylko pod polskie ubezpieczenia społeczne, o ile pracuje w Polsce więcej niż 75% całkowitego czasu pracy
Kraje, z którymi Polska podpisała międzynarodową umowę o zabezpieczeniu społecznym, np. USA, Kanada, Turcja czy Wielka Brytania – umowa międzynarodowa reguluje, kiedy pracownik podlega pod lokalne przepisy o ubezpieczeniach społecznych. Konieczna jest weryfikacja, czy państwo takie ma zawartą umowę z Polską.
Kraje spoza UE i EOG, z którymi Polska nie zawarła umów międzynarodowych o koordynacji zabezpieczenia społecznego, np. Tajlandia, Tanzania lub Meksyk – pracownik będzie podlega ubezpieczeniom społecznym zarówno w Polsce jak i kraju pobytu podczas workation. Może też zaistnieć konieczność zgłoszenia go do lokalnego systemu ubezpieczeń społecznych lub rejestracji.

Istotne jest więc, gdzie i na jak długo pracownik planuje się udać na workation.

Kwestie podatkowe

Przy podejmowaniu decyzji o workation należy zorientować się, czy ma to wpływ na kwestie podatkowe. Zaniechanie tego obowiązku grozi przykrymi konsekwencjami – nie można wykluczyć, że pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego kraju, w którym przebywa, szczególnie gdy przekroczy czas przebywania kraju, po którym powstanie obowiązek podatkowy. W efekcie może powstać obowiązek podatkowy.

Może się zdarzyć, że pracownik będzie podlegał obowiązkowi podatkowemu nie tylko w Polsce, ale też w kraju, z którego będzie pracował. Trzeba więc sprawdzić, kiedy pracownik zostanie uznany za rezydenta podatkowego w kraju, w którym zamierza udać się na workation, a kiedy uda się uniknąć podwójnego opodatkowania.

Polska jest stroną kilkadziesiąt umów z poszczególnymi krajami o unikaniu podwójnego opodatkowania. Umowy te mają na celu uniknięcie podwójnego opodatkowania dochodów zarabianych w jednym kraju przez rezydenta drugiego z nich. Polska zawarła takie umowy z wszystkimi krajami Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego, ale też innymi turystycznymi krajami takimi jak Albania, Algieria, Nowa Zelandia, Sri Lanka czy Meksyk.

Wynagrodzenie pracownika będzie opodatkowane tylko w Polsce, gdy kumulatywnie zostaną spełnione określone przesłanki:

pracownik przebywa w kraju, z którym Polska zawarła umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania i z tego kraju wykonuje pracę zdalną łącznie nie dłużej niż 183 dni w skali roku lub 12-miesięcznego okresu;
wynagrodzenie pracownika jest wypłacane przez pracodawcę lub w imieniu pracodawcy, który ma siedzibę w Polsce;
koszt wynagrodzenia nie jest ponoszony przez zakład lub stałą placówkę, którą pracodawca ma w innym niż Polska kraju.

Jeżeli pobyt pracownika zdalnego w miejscu pobytu przekroczyłby 183 dni, opodatkowaniu w drugim państwie będzie podlegało jego wynagrodzenie za pracę otrzymane w całym tym okresie.

A co z BHP?

Przepisy nie odnoszą się do specyficznej sytuacji workation także w odniesieniu do przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Zastosowanie mają więc regulacje odnoszące się do pracy zdalnej. Pracownicy – zarówno wykonując pracę zdalną w domu, jak też w zagranicznym kurorcie powinni przestrzegać zasad BHP.

Z uwagi na rosnącą popularność workation warto poinformować pracownikom, że miejsce wykonywania pracy – w tym również za granicą – powinno spełniać określone warunki lokalowo-techniczne. Miejscem takim nie będzie plaża, restauracja czy lotnisko.

laptop pracowy trzymany na kolanach, ręce mężczyzny na klawiaturze — Praca zdalna

Workation a wypadek przy pracy

Nie można wykluczyć, że pracownik, który pojedzie na workation w czasie wykonywania pracy ulegnie wypadkowi. Chociaż wypadki przy pracy zdalnej zdarzają się rzadko, nie można ich wykluczyć. Sama definicja wypadku przy pracy jest bardzo szeroka – aby dane zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy wystarczy koincydencja czasowa między wykonywaniem pracy a zaistniałym wypadkiem.

Wypadek przy pracy może zdarzyć się nie tylko w siedzibie pracodawcy, ale w każdym miejscu wykonywania pracy, a więc również w czasie workation, kiedy pracownik świadczy pracę zdalnie.

Jeśli pracownik dozna wypadku przy pracy w czasie odbywania workation, pracodawca ma takie same obowiązki zbadania wypadku, jak wtedy gdy dochodzi do niego na terenie zakładu pracy. Gdy zdarzenie ma miejsce za granicą, z oczywistych względów pracodawcy może być trudniej zbadać przyczyny wypadku. Pracodawca ma w takiej sytuacji dwie opcje zbadania przyczyn wypadku przy pracy:

Zorganizowanie przejazdu członków zespołu powypadkowego do miejsca, gdzie miał miejsce wypadek, a następnie zbadanie tam przyczyn wypadku. Opcja ta umożliwi kompleksową weryfikację przyczyn wypadku, niemniej konieczność zapewnienia przelotów, noclegów oraz pokrycia innych wydatków może stanowić bardzo duże obciążenie dla pracodawcy, zwłaszcza jeśli do wypadku doszło w miejscu znacznie oddalonym od Polski.
Złożenie przez pracownika oświadczenia oraz ewentualnych dokumentów celem zweryfikowania przyczyn wypadku przy pracy. Opcja ta jest znacznie bardziej budżetowa, skoro zespół powypadkowy opiera się na oświadczeniu pracownika i złożonych przez niego wyjaśnieniach. Niemniej nie można wykluczyć, że zebrane dowody nie pozwolą w pełni oszacować przyczyn wypadku.

Regulacje w sprawie workation?

Workation nie jest wprost uregulowane w przepisach prawa pracy. Nawet mając na uwadze jego rosnącą popularność, raczej nie powinniśmy się spodziewać jego uregulowania. Praca zdalna zza granicy wiążę się z wieloma aspektami, które wymagałyby kompleksowego podejścia. Chociaż workation jest atrakcyjną opcją dla pracowników, z perspektywy pracodawcy wiąże się z ryzykiem, o którym warto wiedzieć, zanim da się podwładnym zielone światło na wykonywanie pracy z Dominikany, Tajlandii czy Meksyku.

Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma odpowiednio wdrożyła przepisy dotyczące pracy zdalnej lub potrzebujesz szkolenia dla kadry w tym zakresie, zapraszamy do kontaktu.