Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzą środki zgromadzone przez pracodawcę, aby zaspokajać bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby uprawnionych osób. Co to jednak oznacza w praktyce? Na co można przeznaczyć te środki? Kto  w praktyce może skorzystać z tych środków – tylko pracownicy czy też osoby, które zawarły umowy cywilnoprawne? W artykule wyjaśniamy, czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, kto może z niego skorzystać i podajemy przykłady, co można z niego sfinansować.

ZFŚS – czym jest?

Zasady tworzenia oraz funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Celem ZFŚS jest zaspokojenie potrzeb bytowych, socjalnych i kulturalnych pracowników. Chociaż wydaje się, że to jedynie kolejny obowiązek pracodawcy, w praktyce opcja finansowania benefitów dla uprawnionych osób, oznacza możliwość uatrakcyjnienia warunków pracy. W efekcie pracodawcy, którzy tworzą ZFŚS są bardziej atrakcyjni dla kandydatów, co przekłada się na możliwość zatrudnienia najlepszych specjalistów spośród potencjalnych pracowników.

Kiedy trzeba go stworzyć?

ZFŚS tworzą pracodawcy, którzy zatrudniają – według stanu na dnia 1 stycznia danego roku – co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. U pracodawców zatrudniających co najmniej 20, ale mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, będzie konieczne utworzenie funduszu w przypadku wniosku zakładowej organizacji związkowej.  ZFŚŚ jest obligatoryjny w jednostkach budżetowych oraz samorządowych, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników. Pozostali pracodawcy mogą dobrowolnie tworzyć ZFŚS. Nietworzenie ZFŚS może natomiast wynikać z układów zbiorowych pracy lub regulaminu wynagradzania, jeśli pracodawca nie jest objęty układem.

Skąd środki?

ZFŚS zasilany jest ze środków pracodawcy. W każdym roku pracodawca musi zrobić tzw. odpis podstawowy.      Z kwoty średniej pensji pracodawca odlicza kwotę odpisu podstawowego biorąc pod uwagę każdego zatrudnionego w danym zakładzie pracy człowieka. Jeśli pracodawca dobrowolnie tworzy, ZFŚS ma dowolność w kształtowaniu jego wysokości. Zgromadzone środki ZFŚS przechowuje się na odrębnym rachunku bankowym. Zgromadzone na nim środki służą finansowaniu działalności socjalnej.

Odpis podstawowy na jednego pracownika wynosi co do zasady 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wysokość odpisu może być inna w przypadku szczególnych kategorii pracowników, np. pracownicy młodociani lub pracownicy zatrudnieni w szczególnych warunkach.

Kto może skorzystać?

Ze środków ZFŚS mogą korzystać wszyscy pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, niezależnie od rodzaju umowy o pracę lub stażu pracy. Przyznawanie poszczególnych świadczeń warunkuje sytuacja materialna pracownika, zdarzenie losowe lub spełnienie określonego warunku. Do świadczeń z ZFŚS uprawnieni są też emeryci i renciści, którzy pracowali w danym zakładzie pracy. Środki ZFŚS mogą być przeznaczane też dla innych osób, które zostały wskazane w regulaminie wydatkowania ZFŚS. Inną osobę może być, np. dziecko albo małżonek pracownika.

Jeśli pracodawca doda do regulaminu ZFŚS zapis, że do świadczeń uprawnione są również osoby, z którymi zawarto umowę cywilnoprawne, to one także mogą korzystać ze świadczeń z ZFŚS. W takiej sytuacji zleceniobiorca też będzie mógł starać się o przyznanie świadczeń z ZFŚS. Nawet jeśli pracodawca decyduje się objąć działalnością socjalną osoby, które zawarły umowy cywilnoprawne, to na takie osoby nie będzie odprowadzał odpisu, a wypłacone świadczenie mogą podlegać opodatkowaniu inaczej niż w przypadku pracowników.

Co można sfinansować ze środków ZFŚS?

Ze środków ZFŚS realizowana jest działalność socjalna pracodawcy. Jak należy rozumieć działalność socjalną? Zgodnie z art. 2 ust. 1 Ustawy o ZFŚS:

[…] usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Działalność socjalną należy rozumieć szeroko i można za to uznać też organizowanie np. pikników, wycieczek czy spotkań integracyjnych. Najpopularniejszym świadczeniem wypłacanym w ramach ZFŚS są tzw. wczasy pod gruszą”, czyli dofinansowanie wypoczynku pracowników lub świadczenia świąteczne, np. bożonarodzeniowe lub wielkanocne, których wysokość jest powiązana z sytuacją materialno-życiową danej osoby. Ma więc znaczenie kryterium dochodowe, a nie zaangażowanie w wykonywane obowiązki. W ramach ZFŚS coraz częściej finansowane są też bony towarowe, talony i kupony oraz dofinansowanie posiłków dla pracowników.

Zapomoga losowa finansowana ze środków ZFŚS w całości podlega zwolnieniu od podatku dochodowego, niezależnie od jej wysokości. Wynika to wprost z art. 21 ust. 1 pkt 26 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Czy warto stworzyć ZFŚS?

Pracodawca odpisy przeznaczone na fundusz może odliczyć od podatku, a w efekcie zapłacić niższe podatki. Wypłata świadczeń z ZFŚS może być sposobem na uzupełnienie wynagrodzenia pracowników, stanowić zachętę do pracy, jak też stwarzać możliwość wypoczynku pracownikom przez wyjścia sportowo-kulturalne. W efekcie może to prowadzić do zwiększenia dobrostanu pracownika, a tym samym większej efektywności wykonywanych zadań.

Prawo pracy

adw. Rafał Wyziński

Partner, Head of Business Advisory & Litigation Department Zobacz w czym mogę pomóc

Poznajmy się

Już ponad 300 firm zaufało naszym kompetencjom!
Napisz do nas: [email protected]
lub zadzwoń na: +48 22 380 33 44

Prawnicy RK Legal wsparcie prawne wierzytelności B2B i B2C