Na podstawie Kodeksu pracy, każdy pracownik jest uprawniony do urlopu wypoczynkowego, którego wymiar jest uzależniony od ogólnego stażu pracy i wynosi odpowiednio 20 lub 26 dni roboczych w danym roku kalendarzowym.  Pracownik dysponuje swobodą w planowaniu terminu swojego urlopu. Musi jednak pamiętać, że na jego rozpoczęcie pracodawca musi wyrazić zgodę.  Jak udzielać urlopu wypoczynkowego? Kiedy pracodawca może odmówić wyrażenia zgody na urlop w planowanym przez pracownika terminie, a kiedy ma możliwość jednostronnego naruszenia pracownikowi jego terminu? Czy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu? Odpowiedzi na te pytania i więcej informacji można znaleźć w naszym artykule. 

Urlop wypoczynkowy

Urlop wypoczynkowy to coroczna, nieprzerwana i płatna przerwa w wykonywaniu pracy, do której prawo ma każdy pracownik na podstawie Kodeksu pracy. Urlop ma być wykorzystany w naturze. Służy regeneracji pracownika i nabraniu przez niego sił do dalszego wykonywania pracy. Nie jest dopuszczalne zrzeczenie się prawa do urlopu wypoczynkowego. 

W przypadku osób, które zawarły umowy cywilnoprawne – nie dotyczą ich zasady dotyczące urlopów wypoczynkowych przewidziane w Kodeksie pracy.

Plan urlopów

Co do zasady urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Jak stanowi art. 163 Kodeksu pracy:

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się części urlopu udzielanego pracownikowi zgodnie z art. 1672.

Oznacza to, że planem urlopów nie obejmuje się urlopu na żądanie, tj. 4 dni wchodzących  w skład urlopu wypoczynkowego, które pracownik może wykorzystać w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej.

Kiedy natomiast pracodawca nie ma obowiązku tworzenia planu urlopów?

Tworzenie planu urlopów nie jest konieczne w dwóch przypadkach:

  • jeśli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę,
  • jeśli u danego pracodawcy nie działa zakładowa organizacja zakładowa

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego

Plany urlopowe często zmieniają się w zależności od nieprzewidzianych okoliczności lub losowych sytuacji. W sytuacji gdy pracownik stwierdza, że przewidywany termin urlopu jest dla niego niekorzystny, warto dopytać i spróbować dokonać przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego. Wypoczęty pracownik pracuje bardziej efektywnie, więc obydwóch stronom stosunku pracy powinno zależeć, by pracownik jak najlepiej wykorzystał swój urlop. Kodeks pracy przewiduje sytuacje zmiany terminu urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika lub obligatoryjnie – z mocy prawa, gdy spełnioną się określone przesłanki.

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika

Pracownik może wystąpić z wnioskiem o zmianę terminu urlopu wypoczynkowego jeśli wystąpią ku temu ważne powody. Przepisy Kodeksu pracy nie określają, jak dokładnie należy rozumieć „ważne powody.” W praktyce jednak przyjmuje się, że chodzi o takie okoliczności, których wystąpienie uniemożliwia osiągnięcia celu urlopu zaplanowanego przed wystąpieniem tych okoliczności. Taką okolicznością może być nieuzyskanie urlopu w tym samym terminie przez współmałżonka czy wystąpienie klęski żywiołowej w regionie, gdzie pracownik miał spędzić urlop. Ważne, aby okoliczności będące przyczyną przesunięcia urlopu nie były znane pracownikowi w momencie planowania urlopu. 

Decyzję w sprawie uwzględnienia – bądź też nie – wniosku pracownika podejmuje pracodawca. Przy podjęciu decyzji pracodawca powinien uwzględnić wagę przyczyny przesunięcia urlopu, zasady współżycia społecznego raz konieczność zapewnienia prawidłowej organizacji pracy w zakładzie pracy. 

Przesunięcie zaplanowanego urlopu pracownika  jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Chodzi o takie potrzeby pracodawcy, które nie były znane w czasie sporządzania planu urlopów – taką okolicznością może być niespodziewana kontrola w zakładzie pracy lub konieczność usunięcia awarii. 

Obligatoryjna zmiana terminu urlopu

Przepisy prawa pracy przewidują sytuacje, w których pracownik nie może rozpocząć urlopu, który pracodawca ma obowiązek przesunąć pracownikowi na termin późniejszy. Pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop wypoczynkowy na termin późniejszy, jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z powodu okoliczności usprawiedliwiających nieobecność w pracy

Chodzi o sytuacje tak jak:

  1. czasowa niezdolność do pracy wskutek choroby,
  2. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną,
  3. powołanie na ćwiczenia wojskowe,
  4. urlop macierzyński.

Zmiana terminu urlopu na wniosek odwołania pracownika z urlopu

Nawet gdy pracownik rozpoczął urlop wypoczynkowy, pracodawca może przerwać jego wypoczynek. Jest to możliwe jednak tylko w ściśle określonych przypadkach. Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko gdy łącznie spełnione są następujące warunki:

  1. obecność pracownika w zakładzie pracy jest konieczna oraz
  2. okoliczności, które wymagają obecności pracownika w zakładzie, nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania przez pracownika urlopu wypoczynkowego.

Okolicznością, która wymaga obecności pracownika w zakładzie pracy może być np. choroba pracownika, który go zastępuje.

Jeśli spełnione są powyższe warunki, polecenie powrotu z urlopu jest dla pracownika wiążące. W przypadku odmowy powrotu z urlopu wypoczynkowego, może ponieść konsekwencje przewidziane w Kodeksie Pracy, a zatem choćby karę porządkową lub – w skrajnych przypadkach – nawet rozwiązanie umowy o pracę.  

Koszty odwołania pracownika z urlopu

W sytuacji gdy dojdzie do odwołania pracownika z urlopu, pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów poniesionych przez pracownika w związku z bezpośrednim odwołaniem go z urlopu. Chodzi o takie wydatki, których pracownik normalnie nie poniósłby, gdyby nie doszło do odwołania  go z urlopu. Takim kosztem mogą być np. bilety lotnicze, pobyt w hotelu czy opłacone wycieczki. 

Zwrot ten obejmuje też zwrot bezpośrednich kosztów niewykorzystania urlopu przez rodzinę odwołanego z urlopu pracownika, gdy ta również została zmuszona do przerwania odpoczynku w związku z odwołaniem pracownika z urlopu, np. pracownik był na wyjeźdźcie z niepełnoletnim dzieckiem pozostającym jedynie pod jego opieką.

Wypowiedzenie umowy przez pracodawcę a urlop

Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego pracownika może też ulec zmianie w razie wypowiedzenia mu umowy o pracę. W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. Oznacza to możliwość jednostronnego wyznaczenia terminu urlopu przez pracodawcę, który nie potrzebuje ani wniosku pracownika. 

Urlop wypoczynkowy jest nie tylko przywilejem, ale koniecznością dla zachowania zdrowia i efektywności w pracy. Regularne korzystanie z urlopu przynosi korzyści zarówno pracownikom, jak i pracodawcom, prowadząc do lepszego samopoczucia i wyższej produktywności. Zmiana terminu urlopu wypoczynkowego może być konieczna z różnych powodów, a znajomość zasad w tej kwestii może być bardzo pomocna. 

Sprawdź jak możemy pomóc Twojej firmie!

r. pr. Małgorzata Szwed

Associate, Business Advisory & Litigation Department Zobacz w czym mogę pomóc

Poznajmy się

Już ponad 300 firm zaufało naszym kompetencjom!
Napisz do nas: [email protected]
lub zadzwoń na: +48 22 380 33 44

Prawnicy RK Legal wsparcie prawne wierzytelności B2B i B2C