Ofensywa legislacyjna Ministerstwa Pracy nie zwalnia tempa. Obok uchwalonych już zmian w Kodeksie pracy dotyczących jawności wynagrodzeń w rekrutacji, kolejnego projektu zmieniającego kodeksową definicję mobbingu czy postulowanych zmian w zakresie wliczania umów cywilnoprawnych do stażu pracy – w czerwcu MRPiPS zaproponowało kolejny blok zmian w przepisach, na które będą musieli przygotować się pracodawcy. Tym razem obejmują one: zmiany w zakresie formy składania określonych wniosków i informacji, zmiany w zasadach dotyczących tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz zasad wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Projekt stanowi element zmian deregulacyjnych opracowywanych przez rząd i rzeczywiście, większość zmian powinno przyczynić się do odstąpienia od nadmiernego formalizmu w relacjach pracowniczych i służyć obu stronom stosunku pracy.
Cyfryzacja w sprawach pracowniczych
Na szczególną uwagę zasługuje szereg zmian w Kodeksie pracy dotyczących formy dokonywania określonych czynności. W wielu miejscach Kodeksu sztywny wymóg formy pisemnej został zastąpiony pojęciem „postaci papierowej lub elektronicznej”.
Należy zwrócić uwagę, że mowa tu o „postaci elektronicznej”, nie „formie elektronicznej”, która oznacza formę z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, którym wciąż nie dysponuje każdy – zwłaszcza po stronie pracowników. Możliwe będzie zatem załatwianie tych spraw np. drogą mailową, poprzez wysłanie skanu lub za pośrednictwem elektronicznych systemów HR funkcjonujących u wielu pracodawców.
Projekt zakłada, że tą drogą będzie można będzie między innymi:
- przekazać pracownikom informacje o monitoringu pracowniczym,
- informację o przejściu zakładu pracy lub części zakładu pracy na innego pracodawcę,
- skonsultować z organizacjami związkowymi zamiar wypowiedzenia umowy o pracę,
- sporządzić rozkład czasu pracy pracownika,
- wnioskować o zwolnienie od pracy na czas załatwienia spraw osobistych,
- wnioskować o udzielenie czasu wolnego za pracę w nadgodzinach,
- wnioskować o udzielenie urlopu bezpłatnego,
- potwierdzać znajomość przepisów BHP.
W praktyce często zdarzało się, że do wspomnianych uzgodnień dochodziło właśnie drogą elektroniczną, po czym pracodawca pro forma wymuszał na pracowniku złożenie stosownego wniosku na piśmie. Zmiana stanowi zatem niewątpliwie ważny krok w kierunku eliminacji niesłużącej nikomu „papierologii” w zatrudnieniu.
Ekwiwalent za urlop płatny razem z ostatnią pensją
Istotnym elementem jest także wydłużenie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w przypadku rozwiązania umowy o pracę. Projekt pozwoli na dokonanie wypłaty tego ekwiwalentu wraz z ostatnim wynagrodzeniem.
Dotąd kwestia ta była nieuregulowana kodeksowo, jednak w orzecznictwie przyjmowano, ze ekwiwalent musi zostać wypłacony najpóźniej ostatniego dnia pracy – co jawiło się jako nadmiernym rygoryzm i w praktyce – często było wymogiem pomijanym przez pracodawców, którym zdarzało się i tak wypłacać ekwiwalent właśnie wraz z wypłatą ostatniej pensji.
Zmiana liczby przedstawicieli pracowników w ZFŚS
Ostatnia istotna zmiana obejmuje przepisy ustawy o ZFŚS i dotyczy formy uzgadniania postanowień regulaminów wynagradzania dotyczących wysokości odpisu na Fundusz lub nietworzenia Funduszu.
Obecnie pracodawcy mogą podjąć te decyzję po uzgodnieniu z wybranym pracownikiem. Projekt zmienia tu liczbę pojedynczą na mnogą – co oznacza, że pracodawcy będą musieli dokonywać tych uzgodnień nie z jednym przedstawicielem, lecz co najmniej z dwoma.
Wydawać by się mogło, że zmiana ta stoi niejako w kontrze do deregulacyjnego celu nowelizacji. Jest to jednak zmiana, która przyczyni się do ujednolicenia przepisów – zdecydowana większość przepisów prawa pracy posługuje się właśnie formułą przedstawicieli załogi – tak jest chociażby w przypadku regulaminu pracy zdalnej czy porozumień dotyczących czasu pracy. Pracodawcy, którzy i tak na ogół wybierali dwóch lub więcej przedstawicieli pracowników często mieli wątpliwość, czy po ich wyłonieniu kwestia zmian w Funduszu musi być konsultowana ze wszystkimi, czy też wystarczy uzgodnienie z jednym z nich. Zmiana ta powinna rozwiać te wątpliwości.
Projekt nie trafił jeszcze do Sejmu i aktualnie jest na etapie opiniowania. Przewidziane vacatio legis wynosi 14 dni od dnia ogłoszenia.
